Muhasebe bilindiği üzere bir işletmenin en önemli birimlerinden birisidir. Bir işletmeyi insan olarak düşünürsek; Yönetim = Beyin, Finans = Kalp / Kan Dolaşımı, Çalışanlar = Eller, Kollar, Muhasebe? Sinir sistemi
Beyin doğru kararlar alabilmesi için sinir sistemden gelen verilere ihtiyaç duyar. Sinir sistemi ani, çabuk ve düzgün bir şekilde gelen verileri beyne aktarmalıdır ki, beynimiz doğru kararlar alabilsin.
İşletme Yöneticilerinin doğru ve ileriyi görerek kararlar alabilmesi için muhasebe sisteminin sağlıklı bir şekilde kayıt altına alınıyor olması gerekmektedir.
Muhasebe Programlarında Hesap Planının Önemi Nedir?
Hesap Planı; Muhasebe işlemlerinin kaydedilmesinde kullanılan belirli bir sisteme göre hazırlanmış hesapların yer aldığı listeye hesap planı denir. 1994 Yılında uygulamaya giren tek düzen hesap planı, ülkemizdeki muhasebe uygulamalarına belirli bir standart kazandırmıştır.
Tek Düzen Hesap Planıyla; tüm muhasebe camiasına ortak bir dil kazandırılmış oldu. Orka Muhasebe programının temel taşlarını incelediğimizde Hesap planı karşınıza çıkacaktır. Programınızda kaydedilen tüm verilerin arka planında otomatik olarak atanan bir hesap kod bulabilirsiniz. Kaydedilen muhasebe işleminin tarihi, vade tarihi dönemsel olması… gibi parametrelere göre programınız otomatik olarak hesap kodları açmaktadır.
Muhasebe Programlarında Tam Zamanlı Entegrenin Önemi Nedir?
Bir firmanın farklı finans aktörleri olabilir. Örneğin Faturalar, Çekler, Demirbaşlar, Personel, Bütçeleme… Sektördeki muhasebe programlarını incelediğimizde entegrasyonların manuel olarak kaydı giren personele bırakıldığını görmekteyiz bu da kullanıcı kaynaklı sorunların olmasına neden olmaktadır. Yukarıda bahsettiğim finans aktörlerinin birbirinden ayrılmaması gerekmektedir. Hepsi bir bütün olmalı ki yönetici karar alırken bilgiyi farklı yerlerde aramamalı. Doğru finans kararları alınabilmesi için bilginin tek bir yerde toplanması gerekmektedir. Sektörde Orka yazılımı öne çıkaran özelliklerden birisi de Tam Zamanlı Entegre sistemidir.
Programınızda kaydedilen Fatura, Çek, Senet, Kredi Kartı, Demirbaş kaydı, Personel Tahakkukları… gibi evraklar işlendiğinde; programınız otomatik olarak muhasebe kayıtlarını oluşturmaktadır. Muhasebe programınızda oluşturulan fişler anlık olarak gerekli modüllere ve mali tablolara entegre olmaktadır. Evraklarda yapılan Düzeltme gibi işlemler de tam zamanlı olarak mali tablolarda düzenlenmektedir. Bu Sayede Yönetici; Muhasebe programındaki evrakları tek bir merkezden yönetebilme imkanlarına sahip olacak.
Muhasebe Programlarında Gider Merkezi Seçmeli miyiz?
Genellikle tüm muhasebe programlarında muhasebe fişlerinizi aynı yöntemle kaydederek mizan, muavin vb. raporları alabilirsiniz.
Muhasebe evraklarını kaydederken sadece hesap planındaki kodlara göre kaydedilmemesi gerekiyor. Kaydedilen muhasebe fişinin firmanın proje, departman, gider merkezlerine göre de işlenmesi esastır.
Örneğin; firmanın giderlerini “770 Genel Yönetim Giderleri” ya da “760 Pazarlama Satış Dağıtım” gibi seçmeli aynı zamanda kaydedilen faturanın firmanın; hangi gider merkezi, projesiyle ilgili olduğunun da seçilmesi çok büyük önem arz etmektedir.
Muhasebe fişlerini kaydederken gider merkezi ve proje seçiminin sonucunda proje balı kârlılık raporlarını alabilirsiniz.
Orka Muhasebe programınızda; e-Fatura, Çek ve diğer belgelerde gider merkezi seçebildiğiniz gibi fiş girişlerinde de gider merkezi seçebilirsiniz.
Orka Muhasebe programının farkı da bu aşamada ortaya çıkmaktadır. Fiş satırlarında kullanıcının kolaylıkla açabileceği parametrelerle gider merkezlerini satırlara ekleyebilirsiniz.
Sektöre Özel Hesap Planı Nedir?
Tek Düzen Hesap Planında bir standardizasyon vardır. Fakat her firma için de aynı standart kullanılmaz. Bir Firmanın muhasebe programını kuracağınız zaman firma sektörünün analiz edilmesi gerekmektedir. Firmanın sektörü;
Ticari,
Hizmet,
Üretim,
Pazarlama,
Dernek – vakıf,
Genel …
Şeklinde tespitlerinin yapılması gerekmektedir. Örneğin İnşaat sektöründeyse Yıllara Yaygın hesapların ya da üretim sektörüyse; üretim ile ilgili hesapların hazır olması gerekmektedir.
Orka, firma yönetim siteminde firmanızı oluştururken sektör sorulmaktadır Firmanızın sektörünü seçerek uygun hesap planını otomatik oluşturabilirsiniz.
Orka Muhasebe Programında Hesap Planı Özellikleri Nelerdir?
Orka Muhasebe Programının omurgası olarak nitelendirdiğimiz hesap planında; kullanıcı, muhasebe kayıtlarını işlerken belirli kurallara göre hesaplar otomatik açılmaktadır.
Çeklerin Otomatik Muhasebeleştirilmesi
Örneğin Müşterinizden çek aldınız. Çekin kaydını yaparken yazdığınız vade tarihlerine göre otomatik 101 Verilen Çekler hesabının açıldığını hayal edin. Bu yöntemler sayesinde Mizan ya da finans raporlarında çeklerin tahsilat durumlarını daha rahat okuyabileceğiniz gibi kaydedilen veri e-defter kurallarına göre otomatik muhasebeleştirilecektir.
Çeklerin giriş kayıtlarının otomatik muhasebeleştirilmesi haricinde Muhasebe programınızın bir diğer özelliği ise çeklerin bir sonraki aşamalarının da otomatik muhasebe kodlarına atanmasıdır. Örneğin bir çeki işaretleyerek “Tahsile verildi” komutuna tıkladığınızda muhasebe kaydının ne olduğunu düşünmüyorsunuz. Çeklere bağlı tüm hareketler kullanıcının müdahalesine izin vermeksizin otomatik muhasebeleştirilmektedir.
Banka Hesapları ve Bağlantılarının Otomatik Açılması Özelliği
Firmaların Banka hesaplarını incelediğimizde kullanıcıların kendi isteklerine göre 102 Bankalar hesabını açtığını görmekteyiz. Oysa ki banka hesapları açılırken Hesap Plan kodlarının sıralaması, Bankaya bağlı kodların da belirli bir hiyerarşide açılması gerekmektedir. Orka Muhasebe Programınızda banka tanımlarken karşınıza çıkacak otomatik bağlantıları sıralıyorum;
- Bankanın kodu
- Tahsile çek veriliyor mu?
- Teminata çek veriliyor mu?
- Tahsile senet veriliyor mu?
- Teminata senet veriliyor mu?
- Bankaya ait POS cihazı var mı?
- Kerdi kartı ya da kartları var mı?
- Banka kredileri var mı?
- Banka bilgileri e-fatura da çıkacak mı?
- Bankanın çek defteri var mı?
Yukarıda maddeler halinde yazdığımız konular bir banka hesabı açılırken sorulması gereken sorulardır. Muhasebe kaydını işleyen kullanıcının inisiyatifine bırakılmayacak kadar önemlidir. Bilindiği üzere bir firmanın muhasebe sistemini kuracak isek kişilere bağlı kalmamamız gerekmektedir. Sistemin standardizasyonunu kurarak sürecin her daim devam etmesini sağlamamız gerekmektedir.
Orka Yazılım olarak Banka Hesaplarını açarken bu standardizasyonu yakaladık. Firma Yöneticileri Firmanın finansal raporlarını alacakları zaman; Banka kredilerinden tutun tahsile verilen çekler vs. tüm bu sistemler devreye girer ve firmanın finansal projeksiyonunu görebilir.
Cari Hesapların Otomatik Açılması
Orka Muhasebe programınızda cari hesaplarınızı kaydederken hesap plan kodlarının ne olduğunu seçmenize gerek yok. Ardışık olarak hesap kodları otomatik oluşturulmaktadır.
Muhasebe programınızın bir diğer özelliği de cari hesapların T.C. Kimlik numaraları ya da Vergi Numarasını yazarak cari hesabınızın Unvan, Adres, Vergi Dairesi vb. alanları otomatik çağırabilirsiniz.
Cari hesaplarınızı kaydederken Departman, Proje, Gider Merkezi gibi gruplara göre de kaydetme seçenekleriniz bulunmaktadır.
Cari hesaplarınızın kaydı esnasında vade günleri, risk metodu vb. alanlara göre de seçimleriniz yapabilirsiniz. Bu sayede muhasebe programınızda oluşturulan cari kodlarınızın da belirli bir sisteme göre kaydetme imkânlarınız olacak.
Dönemsel Hesaplarınızın Otomatik Oluşması
Muhasebe Programlarınızda kaydedilen evrakların bazılarını dönemsellik kavramı gereği kaydetmeniz gerekmektedir. Örneğin firmanın araçlarından birinin sigorta poliçesini kaydederken dönemsellik kuralarına göre kaydetmeniz gerekmektedir. Dönemsel hesaplardan bazılarını incelediğimizde;
101 Alınan Çekler
121 Alınan Senetler
127 Diğer Ticari Alacaklar
321 Borç Senetleri
329 Diğer Ticari Borçlar
180 Gelecek Ay Giderleri
280 Gelecek Ay Giderleri
Gibi hesapları programınızda otomatik açabilirsiniz. Bu hesapların açılmasının önemli nedenlerinden birisi: Sistemdir. Firmanın finansal hareketleri kaydedilirken kullanıcının yanlış kodlar açarak kayıt yapması engellenmiş ve finansal raporların da daha doğru sonuçlar elde etmesi sağlanmıştır.
Gider Hesaplarının Otomatik Açılması
Firmanın Gider faturalarını kaydederken, giderin merkezine göre kodların atanması gerekmektedir. Örneğin Genel Yönetimi ilgilendiren bir gider faturasını; “770 Genel Yönetim Gideri” Pazarlama Departmanını ilgilendiren bir fatura işlenirken “760 Pazarlama Satış Dağıtım Gideri” kodlarının kullanılması elzemdir.
Firmanızın hesap planı açılma aşamasında; Sektörünüz sorulmaktadır. Seçtiğiniz sektöre göre gider kodlarının otomatik hazırlandığını göreceksiniz. Bu sayede gider kodlarının da bir standardizasyonu sağlanmış oldu.
