E-Arşiv
e-belgelerini elektronik olarak iletebilirsiniz.
E-Arşiv Nedir?
E-arşiv fatura nedir konusu işletme sahipleri tarafından sıkça araştırılır. E-arşiv sistemi, işletmelerin vergi işlemlerini düzenlemelerine katkı sağlar. Doküman kargaşasını ortadan kaldırmayı sağlayan e-arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığınca belirtilen standartlara uygun şekilde faturaların elektronik ortamda kesilmesi sürecidir.
Faturaların ibrazı ve raporlanmasını kapsayan e-arşiv, işletmelerin zamandan tasarruf etmelerine de olanak tanır. Vergi yönetimini modern bir hale getirmeye destek veren e-arşiv sistemi, işletmelerin dijital dönüşüm yolculuğuna geçişlerini ise daha kolay hale getirir. Kağıt basılı fatura işlemlerinin sona ermesine yönelik başlatılan çalışmalar sonucunda ortaya çıkan e-arşiv uygulaması, şirketlerin belge yüküyle uğraşmalarını engelleyen yapısıyla dikkatleri üzerine çeker.
Türkiye’de vergiye tabi olan işletmeler, e-arşiv uygulamaları sayesinde elektronik ortamda fatura kesebilir. Elle yapılan fatura kesme işlemine göre maliyetten ve iş gücünden tasarruf sağlayan yöntem, vergi dairelerine fatura ibraz sürecinin hızlanmasında da etkilidir. Hem vergi dairelerinde kolaylıklar sunan hem de fatura kesme sürecini güvenli hale getiren e-arşiv sistemi, iş süreçlerinin kısa sürede tamamlanmasına da imkan tanır. Maliyetleri azaltan ve işletmeler arası doküman paylaşım noktasında kolaylıklar sunan e-arşiv, raporlama süreciyle de eski faturaları hızlıca kontrol etmeye destek verir. Ayrıca e-arşiv, e-fatura mükellefi olmayan gerçek kişilere veya vergi mükellefi olmayan kullanıcılara kesilen tüm faturaları kapsamasıyla öne çıkar.
E-Arşiv Avantajları Nelerdir?
E-arşiv fatura sistemine geçiş, işletmelere birçok yönden çeşitli avantajlar sağlar. Geleneksel basılı faturalara göre muhasebe süreçlerinin hızlanmasında etkili e-arşiv sistemi, fatura saklama işlemlerini de kolayca tamamlamaya yardımcı olur. E-arşiv sistemine geçiş sonrası dikkat çeken avantajlar şu şekilde sıralanır:
Kâğıt ve kırtasiye masraflarında maliyet açısından minimum harcama yapmak mümkündür.
Baskı maliyetlerini düşürmede etkili sistem, iş gücünden ve zamandan tasarruf etmeye olanak tanır.
Yasal zorunluluklar nedeniyle saklanması gerekli faturaları, dijital depolama alanlarında muhafaza etmek kolaydır.
Online işlem kolaylıkları, basılı faturalar için harcanan iş gücünü işletmenin farklı departmanlarında değerlendirmeye izin verir.
Fatura arşivleme sürecinin hızlanması, şirketlerin dijitalleşme verimliliğini arttırmaya katkı sağlar.
Satış işlemleri sonrası oluşturulan faturaları, müşterilere veya diğer işletmelere hızlıca göndermek mümkündür.
Fatura oluşturma sürecini daha güvenli hale getiren sistem, sorgulama kolaylığı sunar.
GİB tarafından sunulan fatura sorgulama hizmeti, dijital belgelerin geçerliliğini hızlıca kontrol etmeyi destekler.
E-arşiv sistemine geçiş, işletmeler arası ticari rekabette faydalı avantajlar elde etmeyi mümkün hale getirir.
E-Arşiv Uygulaması Nedir?
Türkiye’de kayıtlı bulunan vergi mükellefleri, vergiye tabi fatura işlemlerini e-arşiv uygulaması kapsamında tamamlar. Faturaların elektronik ortamda kesilmesini ve kayıt altına alınmasını sağlayan uygulama, işletmelerin muhasebe süreçlerinin hız kazanmasını destekler. Vergi mükellefleri, kâğıt fatura yerine e-arşiv sistemine geçişle birlikte doküman saklama zorunluluğundan kurtulmuş olur.
Tüm bunların yanı sıra e-arşiv uygulaması, maliyet ve zaman açısından işletmelere tasarruf elde etme imkanı sunar. Elektronik olarak imzalanan ve ilgili kişi ya da kurumlara kolayca iletilebilen faturalar, güvenli bir alışveriş süreci yönetmeye de olanak tanır. İşletmeleri dijitalleşme süreçlerinde destekleyen e-arşiv uygulaması, Türkiye’de belirlenen vergi mevzuatlarına uygun olarak tasarlanmıştır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından denetlenen uygulama, vergiye tabi olan işletmelerin dijital ortamda güvenli şekilde belgelendirme yapabilmelerini mümkün hale getirir. Ayrıca e-arşiv vergi denetimi ve kontrolü açısından başkanlık için çeşitli kolaylıklar sağlar
E-arşiv uygulaması, e-fatura kesme yöntemleriyle benzerlik gösterdiği için birçok işletme sahibi iki süreci birbirine karıştırabilir. E-arşiv faturası kesmek için özel entegratörleri veya Gelir İdaresi Başkanlığı portalını kullanmak gerekir. Kapsamlı hizmetler sunan özel entegratör, işletmelerin kendi bilgi sistemlerini genişletmelerine ve elektronik ortamda kolayca fatura kesmelerine yardımcı olur. Sistemde ilgili belge kağıt ortamda çıktı alınarak veya e-posta yoluyla alıcıya gönderilebilir. E-faturada ise ilgili evrak, Gelir İdaresi sistemi üzerinden karşı tarafın elektronik fatura sistemine gönderilir. Farklı özellikler içeren her iki uygulamada, işletmelere sağladıkları mali tasarruf açısından benzerlikler gösterir. Ancak e-arşiv uygulama süreciyle elektronik fatura kesme işlem detayları bazı açılardan farklılıklar içerir.
Orka ile E-Arşiv Programı Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
Zaman ve maliyet açısından tasarruf sunan Orka E-Arşiv Programı, elektronik fatura kesme sürecinin hızlanmasına katkı sağlayan yapısıyla dikkatleri üzerine çeker. Bir dizi avantaj sunan Orka E-Arşiv Programı, internete erişimin olduğu her ortamda işletme satışlarına yönelik fatura kesebilmeye izin verir. Güvenli altyapısı ve hızlı işlem kolaylığıyla öne çıkan program, bulut tabanlı sistem üzerinde kesilen faturaları rahatça depolama imkanı da sunar. Bunun yanı sıra Orka E-Arşiv Programı, GİB altyapısına uygun özel entegratör olma özelliği de taşır. E-arşiv fatura kesme sürecini veya iptal işlemlerini hızlıca tamamlamayı destekleyen program, kullanılabilir arayüz desteğiyle kullanıcıların beğenisini kazanır.
Bütün bunların yanı sıra Orka E-Arşiv Programı, işletmelerin marka kimliklerini güçlendirmelerini mümkün hale getirir. Şirkete ait logo ve kaşenin yer aldığı e-arşiv faturalar, müşterilere hızlı geri dönüşler sağlamak için gereken özelliklere sahiptir. Elektronik fatura iptal ve düzeltme işlemlerinde de kolaylıklar sunan program, profesyonel bir imaj sağlamak için gereken niteliklere de sahiptir. Şirketinizin ticari hayatta bir adım öne çıkması için Orka E-Arşiv Programını kullanabilir, e-arşiv fatura kesme sürecini profesyonel destek alarak daha hızlı ve güvenli şekilde tamamlayabilirsiniz.
E-Arşiv Uygulamasını Kimler Kullanabilir?
Vergiye tabi işlemleri elektronik ortamda yapmaya imkan tanıyan e-arşiv uygulaması bazı işletmelerin zorunlu olarak kullanmalara gereken sistemdir. E-arşiv uygulamasını kullanması zorunlu olan işletme özellikleri şu şekildedir:
2020 ve 2021 yıllarına ait toplam ciroları 4 milyon ₺ ve üzeri olanlar
E-fatura uygulaması kullanması zorunlu olan kurumlar
Vergi mükellefi olmayan işletmelere yönelik 5 bin ₺ üstünde fatura kesen şirketler
Vergi mükellefi olan işletmelere yönelik 2 bin ₺ üstünde fatura kesen şirketler
İnternet üzerinden mal veya hizmet satışı yapan işletmeler
Bunun yanı sıra e-arşiv sistemine, yukarıda yer alan kriterleri sağlamayan mükellefler de isteğe bağlı olarak geçiş yapabilir. Geçiş sürecine başlayan işletmenin e-fatura kullanıcı olma zorunluluğu ise uygulama kapsamında yer almaz. İşletmelere dijitalleşme ve zaman tasarrufu sağlama fırsatı sunan e-arşiv uygulaması, vergiye tabi işlemleri online olarak hızlıca tamamlamaya imkan tanır. Geniş bir kullanım alanına sahip e-arşiv sistemi sayesinde işletmeler, pazar rekabetinde de çeşitli avantajlar sağlayabilir.
E-fatura kullanıcı olmayan müşteriler için düzenlenebilen elektronik arşiv, GİB tarafından belirlenen esaslara uygun işlemleri hızlıca yönetmeye destek verir. Kolayca saklanabilen ve e-posta yoluyla iletilebilen e-arşiv faturalar, pratik ve etkili fatura çözümleri arayan işletmeler için ideal bir seçim olabilir. Dijital ortam üzerinden kullanılan e-arşiv uygulaması, gerekli durumlarda faturaları hızlıca kontrol etmeye ve onaylamaya da izin verir.
E-Arşivin E-Faturadan Farkı Nedir?
Vergi mükellefleri elektronik fatura kesme işlemlerini, e-arşiv ve e-fatura uygulamaları üzerinden yürütür. Elektronik ortamda faturaları kesmeye yönelik tasarlanan sistemler, çalışma şartları ve koşulları bakımından farklılıklar gösterir. E-arşiv sisteminin e-faturaya göre en önemli farkı, vergi mükellefi olmayan kullanıcılara yönelik kesilebilir olmasıdır. Her iki fatura kesme işlemi online ortamda uygulanabilir olsa da e-arşiv uygulaması daha geniş kapsamlı yapısıyla ön plana çıkar. Kullanım alanı açısından e-faturaya göre daha fazla işletmeye hitap eden e-arşiv sistemi, isteğe bağlı olarak da kullanılabilir.
E-arşiv fatura kesme süreci, vergi mükellefi olmayan ya da belirli cirolara sahip olan işletmeler için zorunlu tutulmaz. Fatura iletim noktasında ise e-faturalar GİB’e bilirilirken, e-arşiv faturalar aynı gün müşterilere ya da diğer şirketlere gönderilebilir. Ayrıca belge saklama süresi yönünden her iki uygulama için GİB tarafından belirlenen süre 10 yıldır. Kullanım alanı, zorunluluk, kesme ve iletme yönlerinde birbirinden ayrılan uygulamalar hakkında Orka destek ekibinden siz de hizmet alabilir, özel entegratör uygulamasını kullanarak e-arşiv faturaya geçiş sürecinizi başlatabilirsiniz
E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-arşiv fatura başvurusu, özel entegratörler üzerinden veya Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mükellefler için hazırladığı başvuru ekranı üzerinden yapılabilir. Hızlı başvuru süreci imkanı sunan e-arşiv uygulaması, hizmet sağlayıcıların kendi uygulamaları içerisinde de kısa sürede tamamlanabilir. GİB standartlarına uyumlu olan özel entegratörler, işletmelerin zaman kaybetmeden e-arşiv sistemine kayıt oluşturmalarını mümkün hale getirir. Başvuru aşamasında iletme yetkilisinin mali mühür sürecini daha önceden tamamlamış olması ise talebin onaylanması aşamasında önem taşır.
Orka’nın deneyimli ekibi ile iletişime geçerek, işletmenizin e-arşiv fatura uygulamasına kayıt oluşturma sürecini hızlıca tamamlayabilirsiniz. Orka E-Arşiv Programı üzerinden kayıt oluşturduktan sonra kapsamlı teknik destek sayesinde elektronik ortamda işletme bilgilerinizin yer aldığı ve vergi usullerine uygun hazırlanan fatura işlemlerini pratik şekilde tamamlamanız mümkündür. Siz de e-arşiv fatura sistemini dilediğiniz yerden dijital platformlar üzerinden kullanabilir, güvenli bir altyapıyla hazırlanan özel entegratör ile satışa yönelik faturalarınızı sorunsuz şekilde kesebilirsiniz.
e-Arşiv Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
E-arşiv faturası düzenlemek için GİB resmi web sitesine veya özel entegratör platformuna giriş yapmak gerekir. Kullanıcı adı ve şifre ile açılan oturum sonrasında fatura detaylarını ilgili bölümlere ekleyerek, e-arşiv fatura kesme işlemi yapılabilir. Fatura düzenleme süreci sonunda yapılan mali mühür uygulaması ise tarih, alıcı satıcı bilgileri, ürün ya da hizmet detayları ve miktar içeren belgenin dijital olarak imzalanmasını sağlar. Kısa sürede kesilen elektronik fatura, son kullanıcıya veya işletmeye e-posta yoluyla iletilebilir özelliğe sahiptir.
E-arşiv faturalar, dijital ortam üzerinden karşı tarafa gönderilebilir. Fatura düzenleme adımıyla başlayan süreç sonunda mal veya hizmet satışına yönelik bilgilerin yer aldığı belge, özel entegratörler ya da GİB uygulaması kullanımıyla diğer kullanıcılara iletilebilir. Fatura portalı, e-posta ya da diğer elektronik iletişim kanalları, e-arşiv fatura gönderimi için kullanılabilir. Ayrıca gönderimi gerçekleştirilen faturayı, dijital ortamda saklamak mümkündür. Bu sayede olası itirazlarda faturaları hızlıca kontrol etmek mümkündür.
E-arşiv fatura iptali, alıcı şirket ve bireysel müşteri özelinde değişiklik gösterir. Alıcı şirkete kesilen faturalar için belirli bir iptal süresi bulunur. Sürenin aşılması durumunda ise yeni bi fatura kesmek gerekir. Müşterinin satın aldığı ürün veya hizmet karşılığında cayma hakkını kullanması durumunda ise e-arşiv faturalar, uygulama üzerinden iptal edilebilir. İade ve iptal işlemleri için özel entegratörde yer alan sekmelerden hızlıca işlem yapmak mümkündür. Alıcı türüne göre farklı adımların izlendiği iptal işlemlerinin, doğrudan alışveriş yapılan işletmeler üzerinden başlaması da önemlidir.
İşletmelerin merak ettiği e-arşiv sorgulama işlemlerini, GİB resmi web sitesi üzerinden tamamlamak mümkündür. İşletmeye ait vergi kimlik numarası ve şifre ile gerçekleştirilen oturum açma işlemi sonrasında sorgulama ekranı üzerinden geçmişe dönük elektronik faturalara ulaşılabilir. Bunun yanı sıra sorgulama işlemi sayesinde faturayla ilgili detayları ve belgenin geçerlilik durumunu teyit etmek oldukça kolaydır.
E-fatura kullanıcısı olmayan veya son tüketiciye yönelik satış gerçekleştiren işletmeler, e-arşiv fatura nasıl kesilir ve kimler için uygundur konularında sıkça araştırma yapar. E-arşiv fatura; e-fatura kullanıcılarına, internet üzerinden ticari faaliyet yürüten firmalara veya e-ticaret işletmelerine, vergi mükellefi olmayan ve aynı gün içinde 5 bin ₺ üzerinde mal veya hizmet alımı yapan son tüketicilere, vergi mükellefi olan ve aynı gün içinde 2 Bin ₺ üzerinde mal ya da hizmet alımı gerçekleştiren işletmeler için kesilebilir.
E-fatura kullanıcı olan ve yönetmeliklerde belirtilen toplam ciro miktarını aşacak şekilde gelir elde eden işletmeler, e-arşiv fatura kesmekle yükümlüdür. Bunun yanı sıra internet reklamcılığı ve e-ticaret satışı gerçekleştiren şirketlerin de elektronik arşiv fatura kesme zorunluluğu bulunur.