Gelir İdaresi Başkanlığı’nın, Türkiye’deki işletmelerin muhasebe kayıtlarında çeşitli açılardan kolaylığa sahip olabilmesi ve muhasebe verilerini hem geriye dönük hem de anlık olarak daha güvenli bir şekilde muhafaza edebilmeleri için başlattığı dijital dönüşüm uygulamaları arasında e-arşiv fatura sistemi de yer almaktadır. Bu sistem ile elde edilen çeşitli avantajları ve işlemlerin nasıl gerçekleştirilebileceğini bu yazımızda ele alacağız.
E-Arşiv Fatura Hakkında
Genel olarak e-arşiv fatura uygulaması, tüm alışveriş işlemlerinden sonra oluşturulan faturaların, dijital olarak saklanmasına olanak tanıyan bir sisteme sahiptir. Bu sistem sayesinde, elektronik formattaki faturaların dijital ortamda saklanması mümkün olmaktadır. Birçok açıdan faydası olan e-arşiv fatura programı başta muhasebe departmanının birçok yükünü ortadan kaldırmak üzere kurgulanmıştır. Öte yandan, Gelir İdaresi Başkanlığı’na ibraz edilmesi gereken ve ibraz edilen faturaların kontrolü, takibi, denetimi açısından da hem güven hem de kolaylık sağlamaktadır. En önemli avantajlardan birisi de matbu formattaki faturaların ortadan kalkmasıyla, hem arşiv alanının açılması hem de kaybolmasının önlenmesi mümkündür. Burada e-arşiv fatura kesmek istendiğinde ise işletme için çeşitli yöntemler vardır. İşletmeler kendilerine göre uygun olan yöntemi tercih edebilirler.
E-Arşiv Fatura Kesme Yöntemleri Nelerdir?
GİB Portal Aracılığıyla: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-arşiv fatura portal sistemi üzerinden fatura kesebilmek mümkündür. Bu sistem üzerinden kullanıcı bilgileriyle giriş yapılır ve ardından e-arşiv faturada bulunması gerekli olan alanların doldurulmasıyla, sistemde otomatik olarak belge oluşturulur. Kullanıcı son etapta faturayı onayladıktan sonra da e-arşiv fatura kesme işlemi tamamlanır.
Entegrasyon: Entegrasyon yönteminde e-arşiv fatura kesilebilmesi için genel olarak işletmenin kendisine ait bir sisteminin bulunması gerekmektedir. Bu sistem, işletme tarafından geliştirilir ve ardından GİB tarafından onaya sunulur. Onaylanan entegrasyon sistemi, e-arşiv fatura düzenleme sınırı açısından tamamen işletmeye yetki verir ve herhangi bir sınır bulunmaz. Bu yöntemde istenen sayıda e-arşiv fatura kesilebilmektedir.
Özel Entegratör: Özel entegratör, işletmelerin en sık tercih ettiği yöntemlerden birisi olarak öne çıkmaktadır. Bu sistemle e-arşiv fatura kesmek istendiğinde, işletmenin sistem özelinde hiçbir işlem yapmasına gerek kalmaz. Çünkü bu sistemde, işletme özel entegratör ile iletişim kurarak kendisi için uygun olan bir e-arşiv fatura düzenleme sistemini alır. Buna ek olarak herhangi bir yazılım geliştirilmesi ya da e-arşiv fatura uygulaması için harcama yapması da gerekmez.
E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Farklı Şeylerdir
Dijital dönüşüm kapsamında sistemler arasında kafa karışıklığı yaşayan kişilerin en çok merak ettiği detaylardan birisi de e-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farktır. Genel itibarıyla estetik özellikleri itibarıyla büyük benzerlik gösteriyor olsalar dahi e-fatura, e-fatura kullanan müşteriye kesilir ancak e-arşiv fatura e-fatura kullanmayan mükellefe yönelik olarak kullanılır.
E-Arşiv Fatura Başvuru İşlemleri
E-arşiv fatura sistemine başvuru yapılmak istendiğinde de özel entegratörlerden yararlanılabilinmektedir. Bu kapsamda özellikle, bir firma özelinde 5 bin TL (KDV dahil) veya daha yüksek tutarda fatura kesilecekse, faturanın e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekmektedir. E-arşiv fatura uygulaması kapsamında vergi mükellefi olmayan kişilere, 1 gün içerisinde 30 bin TL (KDV dahil) ve üzerinde tutarda fatura kesilmesi gerektiğinde de e-Arşiv fatura kesilmelidir.
Tüm bu detaylar kapsamında, işletme sahipleri şirketlerine çeşitli yönlerden fayda sağlayacak olan ve aynı zamanda işlerini kolaylaştıracak olan e-arşiv fatura sistemine geçmeyi düşünebilirler. Geçişi zorunlu olan işletmeler ise ister kendi sistemleri veya GİB portalı ister özel entegratör aracılığıyla e-arşiv fatura sistemine geçişlerini rahat bir şekilde yapabilirler.
