İşyerlerinde hem işverenler hem de çalışanlar için önemli bir yasal sorumluluk olan özlük dosyası, iş ilişkisi süresince işçiyle ilgili tüm belgelerin arşivlendiği, hukuki dayanak oluşturan bir dosyadır. Çalışanın işe girişinden ayrılışına kadar olan süreci kayıt altına alarak işverenin sorumluluklarını yerine getirmesini sağlar. İş dünyasında çalışanlarla işverenler arasında kurulmuş olan hukuki bağın önemli bir unsuru olarak işverenler için yalnızca bir zorunluluk değil, aynı zamanda etkili bir yönetim aracıdır. Yani arşivleme yöntemi olmasının yanı sıra işyerinde disiplin ve düzen sağlama, işçi haklarını koruma ve iş sağlığı güvenliği açısından da büyük önem taşır. Peki, özlük dosyasını hazırlarken nelere dikkat edilmelidir, bu dosya hangi belgeleri içermelidir ve saklama süresi ne kadardır? Gelin, özlük dosyasıyla ilgili tüm ayrıntılara birlikte bakalım.
Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
Özlük dosyasının hazırlanması, işverenin her çalışan için detaylı bilgi, belge toplamasını gerektirir. Çünkü dosyanın içerdiği her belge, çalışan ile işveren arasındaki hukuki bağı güçlendirir ve iş ilişkisini resmi zemine oturtur. Özlük dosyasının hazırlanması sırasında dikkat edilmesi gereken adımlara bakalım.
Temel Bilgiler ve İşe Alım Belgelerinin Toplanması
İlk adımda, çalışanın kimlik bilgileri ve işe alım sürecinde talep edilen tüm belgeler eksiksiz olarak temin edilmelidir. Çalışan hakkında genel bilgilere sahip olunması ve bu bilgilerin doğruluğu büyük önem taşır. Özellikle kimlik fotokopisi, ikametgâh belgesi, adli sicil kaydı gibi belgeler, çalışanın kimliğini, adres bilgilerini doğrular nitelikte olmalıdır.
İşe Giriş Sağlık Raporu
Çalışanın işe uygunluğunu gösteren sağlık raporu hem iş sağlığı ve güvenliği hem de yasal gereklilik açısından özlük dosyasına eklenmelidir. Çünkü rapor, çalışanın işe başlamadan önce bedensel ve zihinsel olarak işin gerektirdiği koşullara uygun olduğunu kanıtlayacaktır.
İş Sözleşmesi
İşverenle çalışan arasında yapılan iş sözleşmesi, iş ilişkisinin temeli olarak dosyada yer almalıdır. Sözleşme, çalışanın görevleri, ücret hakları, çalışma saatleri, işyeri kurallarını belirler. Yani iş sözleşmesi, olası anlaşmazlık durumlarında her iki tarafın haklarını korur ve yasal açıdan bağlayıcıdır.
Sigorta Giriş Belgesi
Çalışanın sosyal güvencesinin başladığını gösteren işe giriş bildirgesi, özlük dosyasının önemli belgelerinden biridir. Bu belge, çalışanın sosyal güvenlik kapsamına alındığını ve sigortalı olarak işe başladığını gösterir.
Eğitim Belgeleri ve Sertifikalar
Çalışanın mesleki yeterliliklerini ve geçmiş iş deneyimlerini gösteren belgeler de dosyada yer almalıdır. Eğitim durumu, uzmanlık alanları, iş için gerekli sertifikalar, işverenin çalışan hakkında daha detaylı bilgiye sahip olmasını sağlar, çalışanın görevlendirilmesinde belirleyici olur.
Tüm belgelerin eksiksiz olarak özlük dosyasına dahil edilmesi, işyerinde düzenin sağlanması, yasal gerekliliklerin yerine getirilmesi açısından zorunludur. Ayrıca, iş süresince çalışanın durumunda meydana gelebilecek değişiklikler de (terfi, disiplin cezası, izin kayıtları vb.) özlük dosyasına eklenmelidir.
Özlük Dosyası Evrakları Nelerdir?
Özlük dosyası içerisinde, çalışanın işe girişinden ayrılışına kadar olan sürede gerekli tüm yasal belgeler saklanır. İş Kanunu'na göre, özlük dosyasında bulunması gereken belgelerin başlıcaları şunlardır:
- Kimlik Fotokopisi: Çalışanın nüfus bilgileriyle ilgili detayları içerdiği için çalışanın kimliğini doğrulayan en temel belgedir.
- İkametgah Belgesi: Çalışanın güncel adres bilgilerini gösteren belge, işverenin çalışana ulaşmasını sağlar, adres bilgilerinin doğruluğunu teyit eder.
- İşe Giriş Sağlık Raporu: Adından da anlaşılacağı üzere çalışanın işe girerken verdiği sağlık durumu hakkında bilgi veren belgedir.
- İş Sözleşmesi: İşveren ile çalışanın hak ve yükümlülüklerini gösteren belge, işyerindeki çalışma koşullarını belirler.
- İşe Giriş Bildirgesi: Çalışanın sosyal güvenceye alındığını gösteren belge olup, sigorta başlangıcını ifade eder.
- Askerlik Durum Belgesi: Erkek çalışanlar için zorunlu olan askerlik durum belgesi, çalışanın askerlik yükümlülüğünün durumunu gösterir.
- Adli Sicil Kaydı: Çalışanın adli sicil durumu hakkında bilgi verse de bazı pozisyonlar için yasal gerekliliktir.
- Aile Durumu Bildirimi: Çalışanın bakmakla yükümlü olduğu kişiler, medeni durumu hakkında bilgi veren belge, vergi indirimlerinden yararlanabilmek için gereklidir.
- Eğitim ve Sertifika Belgeleri: Çalışanın eğitim durumu, mesleki niteliklerini gösteren belgeler, işteki yetkinliğini doğrular.
Özlük Dosyasının Saklanma Süresi Ne Kadardır?
İş Kanunu ve ilgili mevzuatlara göre özlük dosyalarının saklanma süresi işçinin işten ayrılmasından sonra en az 10 yıldır. İşten ayrılan çalışanın gelecekte talep edebileceği haklar veya işveren ile doğabilecek anlaşmazlık durumlarında hukuki dayanak oluşturur. Ancak saklama süresi dolsa bile bazı belgelerin, özellikle iş kazası veya meslek hastalığı gibi durumlarla ilgili olanların daha uzun süre muhafaza edilmesi gerekebilir. Örneğin; bir iş kazası geçiren çalışanın özlük dosyası, dava açma süresi veya tazminat talep etme hakkının korunması adına daha uzun süre saklanmalıdır. Aynı şekilde vergi incelemeleri, SGK denetimleri için özlük dosyasının eksiksiz tutulması zorunludur. Dosyaları fiziki veya dijital ortamda saklanmasını tercih edilebilirsiniz, ancak her iki durumda da gizliliğin sağlanması esastır.
Özlük Dosyası Tutmamanın Cezası Nedir?
Özlük dosyası oluşturmak ve iş ilişkisi süresince düzenli olarak güncellemek, işverenin yasal sorumlulukları arasında yer alır. Çalışanla ilgili gerekli belgeleri saklamayan veya eksik tutan işverenler, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı denetimlerinde idari para cezası ödemek zorunda kalabilir. Cezalar, özlük dosyasının olmaması, belgelerde eksik olması veya güncel olmayan belgeler bulundurması nedeniyle verilebilir. Yani ihlalin niteliğine, tekrarlanma sıklığına göre cezalar artabileceğinden ek bir mali yük oluşturabilir.
Cezaların yanı sıra özlük dosyasının düzgün tutulmaması durumunda, iş kazası veya işçi ile ilgili hukuki bir durum söz konusu olduğunda işveren savunmasız kalabilir. Örneğin; iş kazası yaşayan bir çalışanın özlük dosyasında sağlık raporunun bulunmaması, işverenin yasal açıdan zor durumda kalmasına yol açabilir.
Orka İnsan Kaynakları Programı
Özlük dosyalarının doğru şekilde tutulması hem çalışan haklarının korunması hem de işveren olarak yasal sorumluluklarınızı eksiksiz yerine getirmeniz açısından hayati öneme sahiptir. Siz de işletmenizin özlük dosyalarını güvenle, pratik ve dijital bir altyapı üzerinden yönetmek istiyorsanız Orka Bilgisayar'ın dijital çözümlerini tercih edebilirsiniz.
