e-Ticarette satış yapmak kadar, satış sonrası süreci doğru yönetmek de işinizin sürdürülebilirliği için kritik öneme sahiptir. e-Ticarette fatura kesme ise bu sürecin en önemli parçalarından biridir. Ancak birçok işletme sahibi için süreç hâlâ karmaşık görünebilir. Üstelik yanlış veya eksik faturalandırma, ilerleyen süreçte işletmeniz için ciddi sorunlara yol açabilir.
Doğru yöntemi bildiğinizde fatura kesmek, birkaç dakikada tamamlayabileceğiniz basit işlem haline gelir. Bu rehberde sıfır hata ile fatura kesmenin 5 adımını öğrenebilir, işinizi hızlandıracak püf noktaları keşfedebilirsiniz.
1. e-Fatura mı, e-Arşiv Fatura mı? Doğru Türü Seçin
e-Ticarette fatura keserken ilk yapmanız gereken şey, işletmenize uygun fatura türünü belirlemektir. Günümüzde iki temel seçenek vardır:
- e-Fatura: Vergi mükellefleri arasında dijital ortamda düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden iletilen fatura türüdür. Yıllık brüt satış hasılatınız 2025 için belirlenen 3 milyon TL sınırını aşıyorsa, e-Fatura kullanmanız zorunludur.
- e-Arşiv Fatura: e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilere kesilen dijital faturadır. e-Ticarette bireysel müşterilere satış yapıyorsanız, e-Arşiv Fatura kullanırsınız.
Diyelim ki online mağaza işletiyorsunuz ve müşterilerinizin bir kısmı şahıs, bir kısmı ise direkt şirket. Firma size sipariş verdiğinde siz de e-Fatura mükellefiyseniz, faturayı e-Fatura olarak kesmeniz gerekir. Ancak bireysel bir müşteriye satış yapıyorsanız, ona e-Arşiv Fatura göndermeniz gerekir. Bu ayrımı doğru yapmanız, ilerleyen aşamalarda muhasebe kayıtlarınızı düzgün tutmanıza ve sonuç olarak vergi uyumluluğunuzu sağlamanıza yardımcı olacaktır.
2. Fatura Bilgilerinizi Eksiksiz Hazırlayın
Doğru fatura türünü belirledikten sonra, faturada yer alması gereken bilgileri eksiksiz ve hatasız şekilde hazırlamanız gerekir. Yanlış veya eksik bilgi içeren faturalar, muhasebe süreçlerinde aksamalara ve cezalara yol açabilir. Faturada açık ürün tanımı yer almalı; adet, birim fiyat, toplam fiyat ve KDV hesaplaması doğru yapılmalıdır. Bir faturada bulunması zorunlu bilgiler şunlardır:
- Fatura tarihi ve numarası (Her fatura için benzersiz olmalı)
- Satıcı ve alıcı bilgileri (Vergi numarası, adres, unvan vb.)
- Ürün veya hizmet açıklaması
- Birim fiyat ve toplam tutar
- KDV oranı ve hesaplaması
- Ödeme ve tahsilat bilgileri
Hatalı bilgi girerseniz, müşteri faturayı kabul etmeyebilir ve iade süreçlerinde sorun yaşayabilirsiniz. Bu aşamada kullandığınız muhasebe programları da işinizi kolaylaştırabilir. Çoğu program, müşteri ve ürün bilgilerini otomatik doldurarak hata riskinizi azaltır.
3. Faturanızı Yasal Süre İçinde Düzenleyin
e-Ticarette satış yaptıktan sonra faturayı belirli bir süre içinde kesmeniz gerekir. Türk Vergi Usul Kanunu’na göre, faturalar en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süreyi aşarsanız, cezai yaptırımlarla karşılaşabilirsiniz. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kullanıcıları için süre kısıtlaması değişmez. Zamanında fatura kesmek için muhasebe programınızda otomatik hatırlatmalar ayarlayabilir veya belirli günlerde toplu fatura düzenleyerek gecikmeleri önleyebilirsiniz.
4. GİB ile Fatura Oluşturma
Faturanızı Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sitesinde oluşturmak için aşağıdaki yöntemi kullanabilirsiniz:
- İlk olarak, İnteraktif Vergi Dairesi e-Fatura sistemine giriş yapmanız gerekecek. Eğer henüz bir kullanıcı kodunuz yoksa, dijital.gib.gov.tr adresinden ‘Bilgilerim/Sicil Kaydım’ kısmına tıklayarak kullanıcı kodunuzu alabilirsiniz.
- Kodunuzu aldıktan sonra, İnteraktif Vergi Dairesi’nin Arşiv Portalı üzerinden giriş yapmalısınız. Burada, ‘Belge İşlemleri’ kısmına tıklayıp, ‘Fatura Oluştur’ seçeneğine yönlendirileceksiniz.
- Yeni açılan sekmede, satıcı ve alıcı bilgileri doğru doldurulmalıdır. Herhangi bir hata yapmamanız için tüm alanları dikkatlice kontrol etmelisiniz
- ‘Toplam’ alanında, faturanın genel tutarını dikkatlice incelemeniz gerekecek. Tüm bilgiler doğruysa, ‘Oluştur’ butonuna tıklayarak faturayı hazırlamış olursunuz.
- Hazırladığınız fatura ilk başta taslak olarak kaydedilir. Eğer herhangi bir yanlışlık görmüyorsanız, faturayı onaylamak için ‘GİB İmza’ butonuna tıklamanız yeterlidir.
- Son aşama olarak, cep telefonunuza SMS ile bir doğrulama kodu gönderilecektir. Bu kodu ekrandaki alana yazarak onaylamanız gerekecek.
Tüm bu adımları başarıyla tamamladığınızda, e-Fatura kesme işleminizi eksiksiz şekilde gerçekleştirmiş olursunuz.
5. Faturanızı Müşteriye Ulaştırın ve Arşivleyin
Faturanızı doğru bir şekilde düzenledikten sonra, müşteriye iletmek ve eş zamanlı olarak arşivlemek en önemli adımlardan biridir. e-Ticaret işlemlerinde dijital faturalar PDF formatında düzenlenir. e-Fatura kullanıcıları için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden otomatik olarak gönderilirken, e-Arşiv Fatura kullanıyorsanız, faturayı e-posta yoluyla müşterinize göndermeniz zorunludur.
e-Fatura sistemine kaydedilen faturalar zaten GİB sistemi tarafından arşivlenir. Ancak e-Arşiv Fatura için manuel arşivleme yapmanız gerekebilir. Çoğu muhasebe programı, faturalarınızı dijital ortamda saklamanıza ve gerektiğinde kolayca erişmenize yardımcı olur.
e-Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler
e-Fatura kesmek, e-ticaret işletmeleri için büyük kolaylık sağlasa da bu süreçte dikkat edilmesi gereken birçok önemli detay bulunur. Yanlış bir adım, hem müşteri memnuniyetsizliğine hem de yasal sorunlara yol açabilir. e-fatura keserken dikkat etmeniz gereken kritik noktalar şu şekilde sıralanır
- Müşterinin adı, vergi kimlik numarası (VKN) veya TC kimlik numarası, adres bilgileri ve iletişim detayları gibi bilgilerin hatasız olması gerekir. Yanlış bilgi girilmesi, faturanın geçersiz sayılmasına neden olabilir.
- e-Fatura kesmek için kullandığınız sistemin güncel olması ve yasal mevzuata uygun şekilde çalışması gerekir. Sisteminizin GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından onaylanmış olması ve gerekli güncellemelerin yapılmış olması, sorunsuz fatura kesim süreci için şarttır.
- e-Faturaların 5 yıllık yasal süre boyunca saklanması zorunludur. Bu nedenle, faturalarınızı güvenli bir şekilde arşivlemeli ve gerektiğinde hızlıca erişebilmelisiniz. Bulut tabanlı çözümler, bu süreci kolaylaştırarak hem yer hem de zaman tasarrufu sağlar.
- e-Fatura sisteminizin düzenli olarak yedeklenmesi ve güvenliğinin sağlanması, veri kaybı veya siber saldırı risklerine karşı koruma sağlar. Özellikle finansal verilerin korunması, işletmenizin itibarı için büyük önem taşır.
