İşletmelerin dijital dönüşümüne katkı sağlayan uygulamaların sayısı her geçen gün artıyor. Finansal süreçler, bankacılık işlemleri, vergi ve muhasebe yönetimine ilişkin neredeyse tüm detaylar artık online platformlar üzerinden yönetilebiliyor. Kamu tarafından desteklenen ve gerekli yasal mevzuatların hızla yürürlüğe girdiği elektronik belgeler arasında e-fatura ve e-arşiv hizmetleri geliyor. Genellikle birbiriyle çok karıştırılan bu iki dijital çözüm, kullanım alanları bakımından temel farklılıklar içeriyor. E-arşiv ve e-fatura farkı ve kullanım amaçlarını sizler için derledik.
E-Fatura Nedir?
E-faturalar, bir işletmenin muhasebe yönetimini dijital dünyaya taşıması için ilk adım olarak nitelendiriliyor. Klasik muhasebe süreçlerinden bildiğimiz kağıt üzerine yazılan faturaların dijital ortamda hazırlanmış ve müşteriye gönderilmiş halidir. İşletmelerin çalışma hızını artıran ve aynı zaman kağıt kullanımının önüne geçmesiyle çevremize önemli katkılar sunan e-fatura uygulaması, fatura kesilmesi sonrasındaki diğer işlemlerin dijitalleşmesi için anahtar değeri taşıyor.
Muhasebe süreçleri ve buna bağlı olarak bankacılık, vergi gibi finansal süreçlerin dijital dünyaya taşınması için iş hayatının en küçük yapı taşı olan faturaların da online olarak düzenlenebilmesi gerekiyor. Örneğin; bir kağıt üreticisi müşterisi niteliğindeki matbaaya satış yaparken kestiği faturayı, e-fatura platformlarında saniyeler içerisinde oluşturup insan faktörü olmadan kilometrelerce uzakta dahi olsa anında matbaa şirketinin muhasebe kayıtlarına iletebilir. Klasik yöntemlerde faturanın kesilmesi, postayla karşı tarafa iletilmesi ve bunun muhasebeleştirilmesi gibi süreçler gerekirken tüm bu süreçler birkaç saniyede otomatik olarak tamamlanıyor. Bu akışta iki tarafın da e-fatura mükellefi olması zorunluluğu bulunuyor. Peki ya alıcı e-fatura mükellefi değilse; e-fatura mükellefi olan üreticimiz faturasını nasıl düzenliyor? Bu durumda nasıl e-arşiv fatura kesilmesi söz konusu oluyor?
E-Arşiv Fatura Nedir?
Amacı açısından e-faturadan farkı olmayan e-arşiv fatura, geleneksel muhasebede kağıt üzerine basılan ya da yazılan faturanın dijital versiyonudur. Uygulama açısından bakıldığında ise e-fatura mükellefiyeti zorunluluğu olmayan işletmelere ya da müşterilere fatura kesilirken e-arşiv fatura düzenleniyor. Bir başka deyişle, bir alım satım sonrasında fatura kesilirken e-fatura uygulamasına dahil olan alıcılar dışında kalan işletmeler için e-arşiv fatura uygulaması kullanılıyor. Tersi bir uygulamada adınıza kesilen e-arşiv faturaları sorgulamasını da e-arşiv fatura sorgulama bölümünden faturanın sahte olup olmadığını öğrenebilirsiniz.
E-fatura ve E-arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
E-faturayla e-arşiv fatura arasındaki fark ve kullanım durumlarındaki ayrıntıları şöyle özetleyebiliriz:
- E-arşiv ve e-fatura farkı tanımlardan da anlışılabildiği gibi e-fatura mükellefiyeti ile ilgilidir. Hem alıcısının hem satıcının e-fatura mükellefi olduğu durumlarda e-fatura kesilirken; e-fatura mükellefi olmayan birine fatura kesilirken e-arşiv fatura düzenlenir.
- Faturaların tutulduğu dijital altyapılar açısından da farklılar vardır. Her e-fatura kesildiği anda GİB’in datalarına eklenirken e-arşiv fatura bu çözümleri sağlayan firmaların altyapısında tutulur ve her gün GİB’e raporlanır.
- E-faturaya geçen bir işletme bu süreçten sonra müşterilerine kağıt fatura kesemez. E-arşiv fatura kullanıcıları ise kağıt fatura kesmeye devam edebildiği gibi elektronik ortamda da fatura kesebilir.
- İsteyen her firma e-fatura ve a-aşiv fatura uygulamasını kullanarak hem e-fatura mükellefi olan hem de olmayan müşterilerine fatura kesebiliyor. E-arşiv faturada ise uygulamanın ilk yıllarında işletmelerin e-fatura sistemine geçmesi gerekiyordu. Ancak mevzuatlarda yapılan güncellemeler ile artık e-arşiv fatura çözümlerini sunan yazılımlarla çalışarak e-fatura müşterisi olmadan da e-arşiv fatura kesilebiliyor.
- E-faturalar doğrudan GİB’e gittikleri için üzerinde zaman damgası yoktur. E-arşiv faturalarda ise GİB’e günlük raporlandığından zaman damgası bulunur.
Türkiye’nin önde gelen kurumsal muhasebe ve yazılım çözümleri geliştiricisi Orka Bilgisayar tarafından sunulan çözümlerle işletmenizin dijital dönüşümüne katkı sunabilirsiniz. Orka Bilgisayar’ın e-fatura ve e-arşiv çözümleri sayesinde saniyeler içerisinde faturalarınızı oluşturup muhasebe kayıtlarını otomatik olarak hazırlayabilirsiniz. E-fatura ve e-arşiv gibi e-defter, e-irsaliye, e-smm, e-mutabakat ve bulut teknolojileri gibi ihtiyacınız olan tüm çözümler ile 360 derece dijital dönüşüm sizi bekliyor.
