Dijital dönüşüm ile iş hayatının vazgeçilmezleri arasına giren e-irsaliye, e-defter ve e-fatura gibi farklı konular öne çıkmaya başlamıştır. E-faturaya geçiş zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açıklandığından beri en çok merak edilenler arasında e-fatura ve e-fatura tasarımı yer alır. E-fatura tasarımı belli kurallar çerçevesinde yapılsa da her kurumun kendi kimliğini yansıtması için serbestliği de vardır. Bu noktada e-fatura tasarımı devreye girer.
XML formatında üretilen bir elektronik belge olan e-fatura tasarımında GİB tarafından belirlenen formatı korurken kişiselleştirme yapılabilir. Bazı noktalara dikkat edildiği zaman profesyonel ve kurum kimliğini yansıtan özgün e-fatura tasarımlarına ulaşmak kolaydır.
- E-fatura resmi evrak niteliği taşıdığı için firma ve müşteri bilgileri için ayrılan alanlar korunmalıdır.
- Faturaya resmiyet kazandıran ibareler belgede yer almalıdır.
- Belli bir şablon üzerinden sayısız belge düzenleneceği için firma bilgilerinin doğruluğu teyit edilmelidir.
- Firma logo boyutu, fatura tasarımında öne çıkarılan alanlar görsel tasarımcı gözüyle incelenerek yazılımcılar tarafından doğru kodlanmalıdır.
- E-fatura tasarım dosya boyutu en fazla 150 KB olacak şekilde HTML kodlaması yapılmalı ve XSLT dosyasına dönüştürüldükten sonra kontrol sağlanmalıdır.
- İnternet üzerinden yüklenen resimler gibi dış bağlantıya sahip elemanların kullanımından kaçınmak gerekir.
- Faturanın açıldığı tarayıcıya göre sorun yaratma ihtimali olan CSS dili ve JavaScript gibi betiklerin kullanımı önerilmez.
E-Fatura Tasarımı Nasıl Yapılır?
İlk etapta e-fatura tasarımı XML formatında üretilir. Daha sonra görüntülenebilir olan HTML formatına çevrilir. Belgenin XML formatından HTML formatına dönüştürülmesi için XSLT kodlama dili kullanılır. Bu işlemi yapmak herhangi bir yardım ya da deneyim yoksa karmaşıktır. Bu sorunu çözmek için online muhasebe programları ve hizmetleri kullanılır. Orka Bilgisayar gibi elektronik muhasebeleştirme için hizmet veren şirketler kurumsal dijital dönüşümde en büyük yardımcıdır.
E-fatura portalı ya da Orka Bilgisayar gibi özel entegratörler aracılığı ile e-fatura oluşturabilirsiniz. Hazır formatlardan birini seçebilir ya da kendi kurumsal kimliğinize göre değişim talep edebilirsiniz. Size gönderilen XSLT formatındaki dosya üzerine yer alan değiştirilebilir alanların boyutu, yeri ve rengine müdahale ederek kendi tasarımınızı oluşturabilirsiniz. Dilerseniz kendi tercihinize uygun entegratör yöntemi seçip otomatik e-fatura seçiminden faydalanabilir, hızlı bir şekilde kullanıma geçebilirsiniz.
E-Fatura’da Bulunması Gerekenler
GİB tarafından belirlenen ve e-fatura üzerinde zorunlu olarak yer alması gereken bilgiler şunlardır:
- E-fatura düzenleme tarihi, teslim tarihi, belge numarası, irsaliye numarası, GİB üzerinden sorgulanabilir barkod ya da karekod.
- E-fatura düzenleyici işletmenin ticari unvanı, adı – soyadı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası bilgileri.
- E-fatura düzenlenen müşterinin ticari unvanı, adı-soyadı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası bilgileri.
- Satılan mal veya hizmetin nevi, fiyatı, tutarı, vergi türü, vergi tutarı.
Kurumsal E-Fatura Tasarımı
Kurumsal kimliğinize uygun profesyonel e-fatura tasarımı için bazı görsel özellikleri kişiselleştirebilirsiniz. Kurumunuza ait logonun boyutu ve konumlanacağı yer tamamen sizin inisiyatifinizdedir. Kurumsal elektronik fatura tasarımında baskı maliyeti sorunu olmadığı için siyah ve beyaz yerine renkli tercihler yapabilirsiniz. Kurumsal logoda yer alan renklere uygun olarak şablonu değiştirmeniz mümkündür. Ayrıca belgedeki yazı fontu, boyutu tasarımın uyumlu ve profesyonel görünmesi için düzenlenebilir özelliklerdendir.
Profesyonel e-fatura tasarımında görsel özelliklerin yanı sıra bilgi alanları da eklemeniz mümkündür. Fatura kestiğiniz müşteriye son ödeme tarihini belirten bilgi alanı ile belge göndermek de tahsilatın zamanında yapılmasını kolaylaştırabilir. Ayrıca tahsilat koşulları ve sonraki süreç hakkında bilgilendirici alanlara da şablon üzerinde yer vererek açıklamalar kısmını değerlendirebilirsiniz.
Şirketinizin dijital dönüşümde yerini almasını istiyorsanız Orka Bilgisayar ile iletişime geçerek online muhasebe ve elektronik belge işlemlerinizi en kısa yoldan avantajlı şekilde tamamlayabilirsiniz.
