Maaş Bordrosu Hazırlama Rehberi

İşveren ve çalışan ilişkisinde büyük bir önem arz eden ayrıca resmi olarak da değerli olarak maaş bordrosu, dikkatli bir şekilde hazırlanması gereken belgedir. Bu belgeye dair tüm detayları ve hazırlanma sürecine ilişkin bilgileri bu yazımızda ele alarak maaş bordrosu nedir sorusunun yanıtını vermeye çalışacağız. İşletmeler adına önem arz eden bu konu hakkında detaylı bilgiler yazımızın devamında.

Maaş Bordrosu Nedir?

İşletmeler, bünyelerinde bulunan çalışanlara ödemekle mükellef oldukları ücretleri ve bu ücretlere ilişkin tüm veri ve kesintileri her ay düzenli olarak düzenler. Düzenlemenin kayıt altına alındığı resmi belgeye ise maaş bordrosu adı verilir. Maaş bordrosu, yapılan ödemelerin kayıt altında tutularak hem geriye dönük değerlendirme hem de yasal bir kanıt olarak önem arz etmektedir. Bu ayrıca çalışanın aylık kazanının resmi olarak kanıtlanmasında da kullanılan bir evraktır. Maaş bordrosunun hazırlanması, uygulanması, saklanması birçok açıdan hem işletme hem de çalışan adına kıymetlidir. Doğru ve periyodik olarak hazırlanması gereken maaş bordrosunun takibini genellikle işletmelerin muhasebe departmanları gerçekleştirir. Muhasebe maaş bordrosu hesaplama işlemini gerçekleştirerek kayıt altına alırken çalışan çeşitli alanlarda ihtiyacı olması durumunda ilgili departmandan, insan kaynakları departmanından bu belgeyi alabilmektedir. Bunun yanında memurlar ise bordro sorgulama işlemlerini e-Devlet üzerinden gerçekleştirebilmektedirler.

Maaş Bordrosunda Yer Alması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Maaş bordrosu resmi bir belge niteliği taşıdığı için İş Kanunu, Sosyal Sigorta ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında göz önünde bulundurulması gereken unsurlar ve bulunması zorunlu tutulan çeşitli bilgiler vardır.

1) 4857 Sayılı İş Kanunu’na Göre Yer Alması Gereken Bilgiler:

İşçinin adı ve soyadı,
Ödemenin yapıldığı gün, bulunduğu dönem,
Vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi kesinti tutarları
Ücret ödeme günü,
Ekstra çalışma, haftasonu tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her türlü eklemenin tutarı,
İşverenin imzası.

2) 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na Göre Yer Alması Gereken Bilgiler:

İşyerinin sicil numarası,
Bordronun ait olduğu ay ve dönem,
Sigortalının adı ve soyadı,
Sigortalıya ait sosyal güvenlik sicil numarası,
Ücret ödenen toplam gün sayısı,
Sigortalının ücreti,
Ödenen ücret miktarı,
Ücretin alındığını gösteren sigortalının imzası.

3) 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu’na Göre Bulunması Gereken Bilgiler:

Hizmet erbabının adı ve soyadı, ücretin alındığını gösteren imzası veya mührü,
Varsa vergi karnesinin tarihi ve numarası,
Aldığı birim ücreti (aylık, haftalık, günlük, saatlik ya da parça başı ücreti),
Çalışma süresi ya da ücretin ait olduğu süre,
Ücret üzerinden hesaplanmış olan vergilerin tutarı maaş bordrosunda yer almalıdır.

Maaş Bordrosu Nasıl Hesaplanır?

Maaş bordrosu hesaplama sürecinde eksiklik ve hata olması; bordronun mevzuata uygun hazırlanmaması gibi durumlarda Sosyal Sigortalar ve GSS Kanunu’nda ve İş Kanunu çerçevesinde çeşitli idari cezalar uygulanabiliyor. Bu uygulamada ise ceza tutarları süreye bağlı olarak farklılaşabiliyor. 4857 sayılı İş Kanununun 37. maddesine göre maddesine göre her ay maaş bordrosu hazırlanması ve imzalı bir kopyasının işçiye verilmesi gerekiyor. Bu kanuna uyulmaması durumunda işverene idari para cezası kesilmektedir. Bordroda yıllık izinlerin gösterilmesi, ödeme türlerinin belirtilmesi ve mesai saati alanlarının doldurulması, Asgari Geçim İndirimi dahil olmak üzere gelir vergisinin belirtilmesi gerekiyor. Maaş bordrosu gelir vergisi hesaplama ve diğer tüm hesaplama işlemleri aşağıda sıralanmıştır.