E-Defter
E-Defter Nedir?
Türkiye’de elektronik ortamda muhasebe kayıtlarının tutulmasını ve saklanmasını sağlayan sistem, e-defter olarak tanımlanır. Kağıt defterlerin yerini alan e-defter uygulaması, muhasebe kayıtlarının elektronik veri tabanları kullanılarak kolayca tutulmasına olanak tanır.
Kayıtları daha düzenli ve güvenli şekilde tutmaya olanak sunan e-defter uygulaması, Vergi Usul Kanunu’na (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu’na (TCK) göre zorunlu olan belgeler arasında da yer alır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından önceden belirlenen kriterlere uygun şekilde tutulması gereken elektronik defter, gerektiğinde GİB tarafından incelenebilir niteliğe sahiptir. Ayrıca elektronik defter uygulaması kullanımı, işletmelerin veya kamu kuruluşlarının muhasebe verilerini kolayca yönetmelerine de izin verir.
E-defter uygulaması, işletmelerin yevmiye ve büyük defter kayıtlarını dijital ortamda muhafaza etmelerini sağlamasıyla dikkatleri çeker. Kayıtların değişmez olmasını, bütünlüğünü ve kaynağın doğruluğunu garanti altına almada etkili e-defter sistemi, gerekli durumlarda ispatı kolay yapısıyla da işletmelere ekstra avantajlar sağlar. Maliyeye elektronik imza kullanılarak belgenin sunulduğu e-defter sistemi, kayıtların standart XML formatında hazırlanması anlamına gelir. E-defter sistemine geçiş sonrasında Vergi İdaresi’ne hızlı ve düzenli bir şekilde bildirim gerçekleştiren işletmeler, mali açıdan ticari işlem bütçelerine katkı sağlama imkanına ulaşmıştır.
Elektronik ortam uygulaması, kağıt ortamda defter tutma zorunluluğunu ortadan kaldırmada etkili formatıyla fiziksel evrak yükünün son bulmasını destekler. İşletmeler, online defter uygulamalarına katılım sağlayarak, muhasebe süreçlerini daha etkili ve hızlı şekilde yürütme imkanı bulur. Dijital defter sistemi, işletmelerin zaman kaybı yaşamadan yüksek hacimli muhasebe işleri yapabilmelerine de katkı sağlar.
E-Defterin Avantajları Nelerdir?
E-defter sisteminin sağladığı birçok avantaj bulunur. E-defter beyan sisteminin hızlı ve anlaşılabilir yapısının yanı sıra sağladığı maddi fırsatlar, sisteme geçişin kısa sürede tamamlanmasında etkilidir. E-defter sistemi, muhasebe evraklarını dijital ortamları kullanarak güvenli bir şekilde saklamaya izin verir. Zaman ve ortam fark etmeksizin kolayca ulaşılabilen e-defter sistemi, işletmelerin mürekkep masraflarının ortadan kalkmasına da yardımcı olur. E-defter kullanımının sağladığı diğer avantajlar ise şu şekildedir:
Elektronik defter tutma işlemi, kağıt defterlerin aksine evrakların daha düzenli kalmasına imkan tanır.
Sayfa sayısına göre kağıt çıktı almak veya notere onay işlemi için müracaat süreçleri elektronik defter uygulamasında bulunmaz.
Yazıcı gibi çevresel bilgisayar donanımları gerektirmeyen e-defter sistemi, tek ekran üzerinde birden çok işlemi aynı anda yapmaya izin verir.
E-fatura sistemi, fatura hazırlama sürecinde oluşabilecek insan kaynaklı hataları en aza indirir.
Muhasebe personelleri, şirket için yaptıkları kayıt işlemlerini daha doğru ve geçerli şekilde tamamlar.
Arşiv ayırmaya ve sınıflandırmaya, dijital defter tutma sistemi sayesinde gerek kalmaz.
Hız ve düzen açısından çeşitli avantajlar sunan e-defter uygulaması, işletmelerin iş yükünü hafifletmelerine yardımcı olur.
Yasal uyum ve kolay denetim süreci içeren e-defter beyan sistemi, gerekli durumlarda ispat yükümlülüğünü tamamlamayı kolaylaştırır.
Vergi dönemlerinde e-defter kullanımı sayesinde kayıtların düzeltilmesi veya raporlanması hızlıca tamamlanır.
Orka ile E-Defter Programı Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
Kullanıcı dostu arayüze sahip Orka Elektronik Defter Programı, işletmelerin muhasebe kayıtlarını tutma ve yönetme süreçlerini verimli hale getiren altyapısıyla dikkatleri çeker. Orka E-Defter Programı diğer muhasebe yazılımları iley entegre edilebilir yapısıyla ön plana çıkar. Mevcut muhasebe sistemleriyle uyum içinde çalışan program, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gerekliliklerine uygun şekilde tasarlanmıştır. İşletmeler, Orka E-Defter Programı’nı kullanarak, muhasebe kayıt süreçlerini hatasız bir şekilde tamamlama fırsatına sahip olur. Bunun yanı sıra elektronik defter programı, veri güvenliği konusunda da yüksek standartlar içerir.
Elektronik defterleri kolayca tutmaya ve beyan tarihlerinde vergi dairelerine defter iletimini kolaylaştıran program, düzenli güncellemeler sayesinde sorunsuz bir şekilde çalışır. Muhasebe süreçlerini daha etkili hale getirmek için gereken altyapıya sahip olduğu için veri aktarım ya da raporlama süreçlerini de kolaylaştırmada etkilidir. E-defter veya bilanço kayıtlarının kurallarını karşılamayan verilerin ekrana girişine imkan sunmayan programı kullanabilir, beyanname sonrasında muhasebe verilerinizi bulut depolama alanlarında güvenle saklayabilirsiniz.
E-Defter Uygulaması Nedir?
E-defter uygulaması, kanunlarda belirtilen ve zorunlu olarak işletmeler tarafından tutulması gereken defterlerin elektronik ortamda kayıt olarak işlendiği yöntemdir. Vergi İdaresi veya diğer kamu kurumlarıyla elektronik ortamda muhasebe verilerini paylaşma imkanı sunan e-defter uygulaması, elektronik imza kullanılarak tamamlanır. Kanunlarda açıkça belirtilen niteliklere sahip şirketler için ticari açıdan tutulması zorunlu olan e-defter, ödenmesi gereken vergileri hızlıca belirlemeye de olanak tanır. Elektronik defter uygulamasının sağladığı avantajlar arasında ise işlem kolaylığı ve ispat durumlarında itirazların kolayca sonuçlanabilir olması ön plana çıkan hususlar arasındadır. Gelir İdaresi Başkanlığı’na herhangi bir bildirim için fiziksel işlem gerektirmeyen defter uygulaması, şirkete ait muhasebe kayıtlarının kısa sürede paylaşılmasına da izin verir. Ayrıca e-defter portal sistemi, şirketlere ait muhasebe kayıtlarının güvenli ve değişilmez olarak kalıcı olmasını destekler. Bunun yanı sıra e-defter uygulaması, girdi işlemi biten muhasebe kayıtlarına göre vergilendirme sürecinin hızla tamamlanmasına olanak tanımasıdır. Yasal yükleme süresi dolmadan e-defter uygulaması üzerinden hatalı girişleri düzeltmek de mümkündür.
E-Defter Uygulamasını Kimler Kullanabilir?
E-defter başvurusu nasıl yapılır konusunun yanı sıra işletme sahipleri e-defter uygulamasını kimlerin kullanması gerektiğini sıkça merak eder. E-defter kullanımı, belirli yasal düzenlemelere tabi olma özelliği taşır. Dijital uygulamayı, gerçek ve tüzel kişiler kullanabilir. Gerçek kişiler nitelikli sertifikaya sahip elektronik imzalarla, tüzel kişiler ise mali mühür sahibi olmaları durumundan e-defter sistemine giriş yapabilir. E-defter uygulamasından yararlanmak için gerçek ya da tüzel kişilerin imza yetkilerinin yazılımla uyumlu olması önemlidir.
Mali açıdan muhasebe kayıt defteri tutması gereken işletmelerin e-defter sistemine geçiş yapmaları gerekir. Yasal gereklilikleri karşılayan ve e-defter beyan sistemine kayıt oluşturan işletmeler, muhasebe kayıtlarını online ortamda bulut veritabanı sistemini kullanarak tutabilir. E-defter uygulamasına giriş yapabilmesi mümkün işletme çeşitleri arasında; kamu kurumları, denetimi bağımsız gerçekleştirilen şirketler veya iktisadi kamu kuruluşları yer alır. Defter yazılım uygulamasının temini sonrasında ilgili şirketler, onay süreciyle birlikte muhasebe kayıtlarını elektronik ortamda kayıt altına alabilir. Yasal düzenlemeler uyum sağlamak ve e-defter beyan sistemi için gereken altyapının sağlanması ise sürecin doğru bir şekilde ilerlemesi açısından yüksek önem taşır.
E-Defter Nasıl Hazırlanır?
E-defter hazırlık süreci, belirli adımların tamamlanmasıyla kolayca gerçekleştirilir. E-defter başvuru işlemi öncesinde Vergi İdaresi tarafından onaylanmış yazılımın temininin sağlanması gerekir. E-defter başvuru sayfasına giriş yapıldıktan sonra ilgili başvurunun onay alma süreci başlar. Onaylanan e-defter uygulama kayıt başvurusu sonrasında entegre edilen yazılım üzerinden muhasebe kayıtlarını elektronik ortamda tutmak mümkün hale gelir. Muhasebe kayıtlarının içeriği ve düzeni ise e-defter yazılımında yer alan butonlar aracılığıyla kolayca belirlenebilir. Belirlenen muhasebe kayıtları, ekran yönlendirmeleri takip edilerek, e-defter yazılımı aracılığıyla vergi dairelerine sunuma hazır hale gelecek şekilde işlem hızlıca tamamlanır. E-defter hazırlama aşamasında elektronik imza veya mali mühür sahibi olmak işlemlerin kısa sürede başlatılması için önemlidir. Ayrıca çevresel atıkların oluşmasını önlemede etkili e-defter süreci, Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen esaslara göre yapılabilir. Elektronik ortamda oluşturulan ve mali mühür ile onaylanan belgeler ise elektronik defter beratı olarak tanımlanır. Dijital ortamda hazırlanan e-defter beratlarını, gerçek veya tüzel kişilerin ilgili ayı takip eden 3. ayın son gününe kadar Gelir İdaresi Başkanlığı elektronik defter sistemine yüklemeleri zorunludur. Son yükleme tarihi öncesinde ise beyannamelerde yapılması gereken değişiklikleri veya düzeltmeleri yapmak mümkündür.
E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
Başvuru sürecinde belirli koşulların yerine getirilmesi gerekir. Gerçek ve tüzel kişiler için e-defter başvuru süreçleri farklı olsa da dijital muhasebe kayıt sistemine müracaat yalnızca elektronik ortam üzerinden yapılabilir. İşletme yetkilisi veya bireysel vergi mükellefleri, elektronik defter kayıt sitesi üzerinden işletmeye ait temel bilgileri girerek başvuruda bulunabilir. Başvuru formunun doldurulmasının ardından mali mühür veya e-imza ile verilen taahhütname onay aşamasına sunulur. Uyumluluk onayı alınmış yazılım kullanılması ise e-defter beyan sistemi başvuru işlemlerinin kısa sürede tamamlanmasında etkilidir. Gerekli izinler sonrasında ise şirket veya işletme yetkilileri, e-defter formatına uygun şekilde güncellenen online yazılım üzerinden muhasebe kayıtlarını rahatlıkla tutabilir. Ayrıca e-defter kayıtlarının arşivlenmesi ya da saklanması, kullanılan yazılımın alt yapısına göre farklılık gösterir.
e-Defter Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
E-defter uygulaması; e-fatura kullanıcıları, denetimi bağımsız kuruluşlar, kamu kurumları ve iktisadi kamu kuruluşları için zorunludur. Bu kuruluşlar dışında kalan işletmeler ise belirli bir brüt satış hasılatı sağlamaları durumunda e-defter uygulamasına geçiş yapabilir.
Elektronik defter hizmetleri; şirketlerin muhasebe ve finans departmanları, e-fatura kullanıcıları, bağımsız denetim yükünü tabi olan şirketler, kamu kurumları ve iktisadi kamu kuruluşları kullanmalıdır. Ayrıca işletmelerin verimliliklerini artırmak veya muhasebe süreçlerini hızlı şekilde yönetmek isteyen yetkililer, e-defter uygulaması kapsamına girmeleri halinde ilgili hizmetten faydalanabilir.
- – Gayrimenkul ya da motorlu araç kiralama işi yapan alım ve satım işlemleri sunan vergi mükellefleri 2022 yılında 500.000,00 ₺ ciroya sahipse,
- – İnternet ortamında hizmet satışı gerçekleştiren veya mal satan mükellefler, 2022 yılında 500.000,00 ₺ gelir elde etmişse,
E-defter sisteminde işlenen verinin belirtilen bir tarihte sabit olduğunu kanıtlayan araç, zaman damgası olarak tanımlanır. Her bir berata eklenen zaman damgası kontör olarak adlandırılır. Elektronik defter uygulamasında kullanılan bu terim, kontör bazında işletme hesabından düşmektedir. İşletmeler kontör miktarını kontrol ederek, işlemlerini daha kolay etkili şekilde yönetebilir.
Elektronik defter uygulaması kullanılarak tutulan muhasebe kayıtlarının dijital ortamda yetkilendirilmiş kişilere iletilmesini sağlayan belge, e-defter beratı olarak tanımlanır. Defter beratı, Vergi İdaresi veya diğer ilgili kurumlara sunulabilir doğru veriler içeren online belge özelliğine de sahiptir.
Elektronik defter verileri, mevzuata uygun bulut veri tabanlarında saklanabilir özelliğe sahiptir. Veri kaybı, manipülasyon veya yetkisiz erişim gibi riskleri barındırmayan depolama birimleri, elektronik defter kayıtlarını güvenli bir şekilde saklamaya olanak tanır. Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı veri tabanlarında her üç ayda bir girişi yapılan dijital defter kayıtları düzenli olarak arşivlenir. Ayrıca vergi mükellefleri e-defter uygulamasını kullanarak dönemsel olarak rapor hazırlayabilir veya eski arşiv verilerine hızlıca ulaşabilir.