Teknolojinin gelişmesiyle pek çok resmi ve ticari süreç dijitalleşmeye başlamış durumda. Sanal ortamlarda yürütülen süreçlerin hızlı ve kolay olması çok sayıda işletmenin de dikkatini çekmekte. Verimliliği artırması sebebiyle küçük, orta ve büyük işletmeler tarafından giderek daha da sıklıkla tercih edilmekte. Bu noktada akıllara gelen “e-dönüşüm nedir?” sorusunun cevabı ise oldukça basit. İçerisinde pek çok farklı uygulama ve mali süreç barındıran modern dijitalleşme sürecine e-dönüşüm ismi verilmektedir. Firmaların güvenli ve rahat işlemler yapmasını sağlaması sebebiyle sıklıkla tavsiye edilmekte. Aynı zamanda resmi kurumlar tarafından kanunen mecburi tutulan bazı uygulamalar da e-dönüşüm hizmetleri arasında yer almakta.
E-Fatura ve E-Arşiv Fatura
Fatura, alım-satım sürecinde tarafların güvenliğini ve ürünlerin takibini sağlamak için kullanılan bir sistemdir. Geleneksel fatura süreçleri kağıt üzerinden işlediği için zahmetli olarak görülebilmektedir. Öte yandan dijital yollarla bu süreçlerin devam etmesi için e-fatura uygulamaları ortaya çıkmıştır. Hem sürdürülebilirlik hem de zaman kullanımı açısından büyük verim yaratan bu uygulamalar sayesinde firmaların yüksek miktarlarda tasarruf etmesi mümkün hale gelmiştir. E-dönüşüm uygulamaları arasında ilk sırada yer alan e-fatura, fatura kesme ve takibi noktasında sanal portalların kullanılabilmesini sağlar. Böylelikle hem güvenli hem de hızlı bir erişim söz konusu olur. Hassas bilgilerin yalnızca belirli kişiler tarafından ulaşılabilmesini sağlayan bu sistem hem uzun hem kısa vadede büyük avantajlar yaratmaktadır. Bazı koşullarda kanunen zorunlu hale getirilen e-fatura sistemi aynı zamanda resmi kurumların takibini de kolaylaştırmaktadır. Benzer fonksiyona sahip bir diğer e-dönüşüm hizmeti ise e-arşiv fatura olmaktadır. Fatura kopyalarının 10 yıl boyunca bulundurulması zorunluluğu için ortaya çıkmıştır. E-arşiv fatura sistemi sayesinde bu kopyalar dijital ortamlarda rahatlıkla bulundurulabilir. Böylelikle hem şirket sahipleri hem de resmi kurumların ulaşımı çok daha rahat ve hızlı bir hale gelir.
E-İrsaliye ve E-Defter
E-dönüşüm hizmet paketleri arasında sunulan uygulamalardan bir diğeri de e-irsaliye olarak ortaya çıkmaktadır. E-irsaliye, 487 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile ortaya çıkmış bir sistemdir. Bu hizmet, fiziksel irsaliye işlemlerini sanal ortama taşır. Böylelikle taraflar arası hızlı ve güvenli bir ticari süreç yürütülmesi mümkün hale gelir. E-fatura sistemine kayıtlı olan firmaların faydalanabildiği bu uygulama ile irsaliyeyi dijital ortamda hazırlamak mümkün hale gelmektedir. Verimliliği artırması sayesinde sıklıkla tercih edilen bu sistem, e-dönüşüm portal erişimi olan işletmelerin en sık kullandığı hizmetler arasında yer almaktadır. Benzer şekilde e-defter, finansal kayıtların tutulduğu yevmiye defterinin dijital ortama aktarılmış halidir. Yalnızca sanal portala giriş yapma gereksinimi bulundurduğu için fiziksel herhangi bir uğraş gerektirmez. Böylelikle zaman ve iş gücü tasarrufunu mümkün kılar. Dahası, e-defterin dijital ortamda tutulabilmesi, noter onayı gereksinimini de ortadan kaldırır. Bu sebeple de sık sık kullanımı tercih edilir.
E-Mutabakat ve E-İmza
Dijital dönüşümün en yaygın kullanılan uygulamalarından biri de e-mutabakat olmaktadır. Diğer sistemler gibi bu da ticari akışın daha hızlı ve güvenli olmasını sağlamak amacıyla kurulmuştur. Mali süreçlerde tarafların birbiriyle yaptığı mutabakatların dijital ortamda uygulanabilmesini sağlar. Böylelikle taraflar arası rahat ve hızlı bir iletişim süreci işler. E-dönüşüm süreçleri arasında en sık görülen uygulamalardan biri olmasının bir sebebi de işletmelerin karşı taraf ile kolay bir şekilde bilgi akışı sağlayabilmeleridir. Benzer şekilde e-imza da e-dönüşüm süreci içerisinde son derece büyük öneme sahiptir. Pek çok belgenin dijital ortamda güvenle hazırlanabilmesini sağlayan e-imza, kişilerin kolayca kimlik doğrulaması yapmalarına olanak tanır. Başlıca sunulan bu hizmetlerin yanı sıra e-dönüşüm süreci birçok farklı sistemin kullanımını da mümkün kılar. Böylelikle işletmelerin en verimli, rahat ve hızlı şekilde mali süreçler yürütmelerini sağlar.
