Ticari süreçlerde doğru takip yapılması tüm taraflar için son derece büyük önem taşır. Özellikle bu iş için kullanılan e-defter uygulaması, e-dönüşüm hizmetlerinin oldukça sık kullanılan sistemlerinden biridir. Dijitalleşmenin getirdiği pek çok kolaylığı içerisinde barındıran bu uygulama, kullanıcıların sanal ortam üzerinden takip yapabilmelerine olanak tanır. Böylelikle alım-satım işlemlerinde işletmelerin süreci kolaylıkla incelemesi mümkün hale gelir. Geleneksel fiziksel kayıtların yerini tutan bu sistem çeşitli özellikleriyle öne çıkar. Genel olarak verimliliği artırması, maliyeti düşürmesi ve zaman tasarrufu sunması sayesinde çok sayıda işletmenin faydalanması önerilir. Ayrıca, merkezi bir sisteme bağlı olması sebebiyle hassas verilerin güvenle saklanabilmesini de sağlar.
E-Defter Nedir?
İşletmelerim mali işlemlerini kayıt altında tutabilmeleri ve süreçleri detaylıca inceleyebilmeleri için kullanılan e-defter bir e-dönüşüm uygulamasıdır. Dijitalleşme sürecinde sıklıkla faydalanılan bu sistem, öncelikle güvenlik alanında öne çıkar. Şirkette bulunan yalnızca belirli kişilerin erişimi olan bu sistem Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet sitesinde bulunabilir. Web sayfası üzerinden indirilen e-defter uygulaması firmaların ihtiyaç duyduğu veya saklaması zorunlu olduğu depolama sistemidir. E-defter programının dikkat çeken bir diğer yönü de verilerin dijital ortamda kolaylıkla saklanabilmesidir. Çok sayıda belgenin resmi geçerliliğini koruyacak şekilde sanal bir ortamda saklanabilmesi işletmeler için ciddi bir tasarruf sağlar. Zaman kaybına yol açmayacak şekilde kolaylıkla kullanılabilen e-defter saklama programı Windows işletim sistemine sahip herhangi bir cihaza yüklenebilir. HTTP korumasına sahip olan portal, yükleyeceğiniz verilerde güvenlik açığı olmasını engeller. Son olarak, özel entegratör kullanımı sayesinde e-deftere kaydedilen verilerinize ileriki dönemlerde rahatlıkla ulaşabilirsiniz. Verilerinizin herhangi bir siber saldırıya karşı korunması amacıyla ikinci bir nüshalarını barındırabilen özel entegratör hizmetleri bu alanda fazladan koruma da sağlayacaktır.
E-Defter Saklamak Zorunlu mudur?
E-defter uygulaması, sunduğu çeşitli avantajlar sayesinde pek çok işletmenin sıklıkla kullandığı bir sistemdir. Ancak bazı firmaların bu uygulamayı kullanma zorunluluğu da mevcuttur. E-defter saklama zorunluluğu bulunan firmaların listesi belirli zamanlarda güncellenmektedir. Bu sebeple en doğru ve güncel bilgi Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi sitesinde bulunmaktadır. Ancak genel olarak e-defter kullanımı zorunlu olan firmalar kanunen e-fatura kullanımı da zorunlu kılınan işletmeler olarak görülebilir. E-fatura sistemine zorunlu geçişi yapılan firmaların e-defter portal programı üzerinden sisteme dahil olmaları gerekmektedir. Bunun dışında uygulamanın avantajlarından faydalanmak isteyen işletmelerin başvuru süreci sonrası e-defter kullanımı da mümkün olmaktadır.
E-Defter Nasıl Saklanır?
E-defter uygulaması oldukça rahat bir kullanım sunmasıyla dikkat çeker. Program bilgisayara indirildikten sonra yapılması gereken adımlar sistem tarafından belirtilmektedir. Böylelikle işletmeler ihtiyaçlarına uygun bir şekilde kullanım sağlayabilir. Program yüklendikten sonra ilk adım giriş yapmak olmaktadır. E-defter giriş sayfası geçtikten sonra gerekli belgelerin yüklemesi yapılabilir. Bu noktada manuel bir yükleme yapılabileceği gibi berat dosyaları otomatik olarak da GİB sistemine eklenebilir. Bunun için uygulamanın ana ekranındaki “Dosya Yolu Belirleme” butonu kullanılmaktadır. Bu seçenek seçildiğinde birden fazla dosya hızlı ve kolay bir şekilde GİB sisteminde yedeklenecektir. Ayrıca, fazladan güvenlik için belgelerin kopyalarının özel entegratör firma tarafından saklanması da tavsiye edilmektedir. Bu yolla gerekli tüm bilgilere hızlı ve kolay bir ulaşım mümkün kılınır. Ayrıca, herhangi bir siber saldırı durumunda özenle hazırlanan protokoller hassas verilerin sızdırılmasını engeller. Bu yönüyle de işletmelerin dikkatini çeken e-defter saklama GİB sisteminde en sık kullanılan e-dönüşüm araçlarından biri olmaktadır. Bu adımlar sonrasında şirket hakkında bilgilere güvenle ulaşabilmek için e-defter görüntüleyici aracı da kullanılabilmektedir. 2022 yılı itibariyle e-defter kullanım zorunluluğu hakkındaki son durum bilgisi için 2022 Yılında E-Defter Kullanım Zorunluluğu adlı blog yazımıza göz atmanızı tavsiye ederiz.
