Ticaret hayatının en temel evraklarından biri olan irsaliye, mal sevkiyatlarının yasal dayanağını oluşturur. Özellikle muhasebe süreçlerine tam hâkim olmayan işletmeler için irsaliyenin düzenleme yöntemleri sıklıkla kafa karıştıran konuların başında gelir. Bu rehber size irsaliyenin tanımından elektronik uygulamasına, kesme kurallarından faturadan farkına kadar tüm merak edilenleri gösterecektir. İster kâğıt ortamında ister dijital platformlarda çalışıyor olun, irsaliye süreçlerinizi doğru yönetebilmeniz için ihtiyaç duyacağınız tüm bilgileri bu yazıda bulacaksınız.
İrsaliyenin Faturadan Farkı Nelerdir?
İrsaliye bir malın satıcıdan alıcıya doğru yola çıktığını, taşınmak üzere teslim edildiğini belgeleyen ticari evraktır. En basit tanımıyla, malın "yolda" olduğunun resmi kanıtıdır. Sevk irsaliyesi olarak da adlandırılan belge malın cinsini, miktarını, kime gönderildiğini ve sevk tarihini gösterir. İrsaliyenin en kritik işlevi malın mülkiyetinin ne zaman devredildiğini tespit etmektir. Bu devir mal alıcıya teslim edildiğinde gerçekleşir; tüm süreçte irsaliye hem satıcı hem de alıcı için bir güvence oluşturur.
Sıklıkla birbirleri ile karıştırılsalar da aynı değillerdir. İrsaliye ile fatura arasındaki fark satışın ayrı aşamalarını temsil etmeleridir. En temel fark, irsaliye malın sevk edildiğini, fatura ise malın satıldığını gösterir. Yani irsaliye malın hareket halinde olduğu dönemi kapsarken; fatura, satış işleminin muhasebeleştirildiği nihai belgedir.
Pratikte sürekli iki belge ile uğraşılmaması adına malın sevkini ve satış bedelini tek evrakta birleştiren irsaliyeli fatura adı verilen özel bir belge türü bulunur. Malın sevkiyatından önce düzenlenen ve üstünde açıkça "İrsaliye yerine geçer" ibaresi bulunan e-faturalar yeniden irsaliye düzenleme zorunluluğunu ortadan kaldırır.
İrsaliye Nasıl Düzenlenir? Kuralları ve Zorunlulukları
İrsaliyenin geçerli sayılabilmesi için üzerinde bulunması gereken bazı zorunlu bilgiler vardır. Aşağıda listelenen bilgiler zorunlu tutulmuştur:
- İrsaliye seri ve sıra numarası,
- Düzenleme tarihi,
- Satıcı ve alıcının tam adı,
- Adresi ve vergi kimlik numaraları,
- Gönderilen malın cinsi, miktarı,
- Malın birim fiyatı ve toplam tutarı.
İrsaliye kesme kuralları, Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre belirlenmiştir. Özellikle taşınan malların cinsi, değeri ve sevk şekli gibi faktörler irsaliye düzenleme zorunluluğunu etkiler. İrsaliye, malın teslimi sırasında en az iki nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası alıcıya verilir. Hem satıcı hem de alıcı açısından bir güvence oluşturarak olası anlaşmazlıkların önüne geçer.
İrsaliye düzenleme zorunluluğu, belirli istisnalar dışında tüm ticari mal sevkiyatları için geçerlidir. Özellikle KDV mükellefi olan firmaların yaptığı sevkiyatlar ile belirli bir tutarın üzerindeki mal hareketlerinde irsaliye düzenlenmesi şarttır. Günümüzde geleneksel kağıt irsaliyelerin yanı sıra, e-irsaliye uygulaması da yaygınlık kazanmıştır. E-irsaliye, kağıt irsaliyelere kıyasla zaman tasarrufu, daha az hata oranı ve maliyet avantajı gibi önemli faydalar sağlar.
İrsaliye Düzenleme ile İlgili Pratik Bilgiler
İrsaliye düzenlerken işinizi kolaylaştıracak pratik bilgiler şu şekilde sıralanabilir:
- İrsaliyenin geçerli olabilmesi için üzerindeki tüm bilgilerin eksiksiz şekilde doldurulması gerekir. En ufak bir hata (örneğin yanlış vergi numarası) belgeyi geçersiz kılabilir. Gerçek müşterilerle ilgilenmeden önce bir irsaliye düzenleme örneği oluşturup denemeniz tavsiye edilir.
- İrsaliyeler mutlaka ardışık sıra numaralarıyla düzenlenmelidir. Atlanan veya hatalı verilen numaralar muhasebe kayıtlarında tutarsızlık oluşturur, ciddi sorunlara yol açabilir.
- Kağıt irsaliyelerde hem teslim eden hem de teslim alan kişinin imzası şarttır. e-İrsaliyede ise güvenli elektronik imza kullanılmalıdır. İmzasız irsaliyeler hukuken geçersiz sayılır.
- Mal sevkiyatı ile aynı gün düzenlenmelidir. Geriye dönük veya erken tarihli irsaliye kesmek yasal değildir, cezai yaptırımı olabilir.
- Oluşturulan belgelerin 5 yıl süreyle özenle saklanması zorunludur. İlgili süre olası bir denetimde karşılaşılacak sorunları önler.
