İşletmeler, özellikle muhasebe departmanları bünyesinde oluşturdukları, takibinin kanunen zorunlu olduğu belgelerini artık dijital dönüşüm uygulamaları kapsamında, elektronik ortamda oluşturabilme ve muhafaza edebilme olanaklarına sahipler. Bu kapsamda da e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM ve e-İrsaliye gibi çeşitli belgeler muhasebe departmanlarınca, matbu forma genel olarak ihtiyaç olmaksızın düzenlenebilmekte, ibraz edilebilmekte ve gerekliyse iptalleri yapılabilmektedir. Bu yazımızda e-Belge iptali özelinde en çok merak edilen detayları ele almaya çalışacağız ve kanun düzenlemeleri kapsamında iptallerin nasıl yapılabileceğini; iptal sonrası Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmesi ile ilgili bilinmesi gerekenleri açıklayacağız.
E-Belge İptal Talebi Hakkında
Firmaların, dijital dönüşüm kapsamında kayıtlı oldukları e-Belge sistemlerinde iptal işlemlerinin çeşitli koşulları ve süreçleri bulunmaktadır. e-Belge iptal işlemleri için 8 günlük süre, belge alıcı tarafa iletildiği andan itibaren başlamaktadır. İptal işlemi kesin olarak bu 8 günlük süreç içerisinde gerçekleşmek durumundadır. Mükellefler tarafından başlatılması gereken iptal süreci kapsam olarak onay ve red süreçlerini de içermektedir. Bu kapsamda alıcı tarafında olup, kendisine yönelik olarak düzenlenmiş olan e-belge iptal talebi oluşturmak isteyenler şu süreci izleyeceklerdir:
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalından faydalanarak e-Arşiv ya da e-SMM’ye kayıtlı olan mükelleflerin, kendilerine ait olan mali mühür ya da güvenli elektronik imzayı kullanarak portal aracılığıyla uygulamaya giriş yapmaları gerekmektedir. Eğer bir özel entegratör veya entegratör kullanımı varsa ya da alıcı taraf e-Belge sistemlerini kullanmıyorsa fakat 5 bin TL’den 30 bin TL’ye kadar olan belgelerini Gelir idaresi Başkanlığı portalı üzerinden düzenliyorlarsa İnteraktif Vergi Dairesi bilgileriyle e-Arşiv Fatura portalına giriş yaparak iptal talebini oluşturabilirler. Onay ve red bilgisi, karşı tarafın bildirimi aldıktan sonraki seçimiyle alıcı tarafla paylaşılacaktır.
Öte yandan çeşitli nedenlerle e-Belgeyi oluşturan taraf da iptal talebinde bulunabilir. e-Belge iptal kılavuzu ile de düzenlendiği üzere bu durumda da:
E-Belge’yi düzenleyen taraf Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalından faydalanarak e-Arşiv ya da e-SMM’ye kayıtlı olan mükelleflerin, kendilerine ait olan mali mühür ya da güvenli elektronik imzayı kullanarak portal aracılığıyla uygulamaya giriş yapmaları gerekmektedir. Eğer bir özel entegratör veya entegratör kullanımı varsa ya da alıcı taraf e-Belge sistemlerini kullanmıyorsa fakat 5 bin TL’den 30 bin TL’ye kadar olan belgelerini Gelir idaresi Başkanlığı portalı üzerinden düzenliyorlarsa İnteraktif Vergi Dairesi bilgileriyle e-Arşiv Fatura portalına giriş yaparak e-Belge iptal talebi oluşturabilirler.
E-Belgelerde Gelir İdaresi Başkanlığı’na Bildirime Dikkat
E-Dönüşüm kapsamında, şirketlerin elektronik ortamda hazırladıkları belgeler ile ilgili olarak önemli bir düzenleme 1 Mayıs 2021 itibarıyla devreye girdi. Bu düzenlemeye göre, 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında, ilgili tarihten itibaren e-belge iptali Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirmek zorunlu hale geldi. Düzenleme gereği, e-belgelerin noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da elektronik imza kullanılarak ihbar veya ihtar ile iptalinin GİB’e bilgisinin verilmesi gerekmektedir.
e-Belgelerin dijital olarak iptallerinin ve itirazlarının yapılabiliyor olması için taraflardan birisinin ilgili talebi oluşturması gerekmektedir. Burada bilinmesi gereken bir diğer önemli detay ise e-Fatura iptali veya diğer e-Belgelerin iptalinde taraflardan hiçbirisinin onaylama zorunluluğu bulunmamaktadır. Buna ek olarak iptal veya itirazlarda yalnızca dijital uygulamalar üzerinden ilerleme zorunluluğu bulunmamaktadır. Taraflar dilerlerse, iptal ve itiraz beyanlarını, harici yollardan da gerçekleştirebilirler ancak harici yollardan gerçekleştirilen iptal ve itiraz taleplerinde bildirimin sistem üzerinden ilgili mükellefe bildirilmesi gerekmektedir. Bu düzenlemelere uyum sağlamak, belgelerin takip edilebilirliği ve uygunluğu açısından çok önemlidir.
