Muhasebenin ilk adımı ön muhasebedir ve ön muhasebe, kurumların finansal yönetimiyle ilgili tüm konuları kapsar. Kurumlardaki tüm giderleri kayıt altına alan ön muhasebe elemanı finansal operasyonları yapar. Ön muhasebe elemanları sayesinde şirketlerin mali konuları takip edilebilir. Şirketin mali kayıtlarını tutmakla görevli ön muhasebe elemanı irsaliye, kasa, banka veya çek gibi rutin işlemleri yerine getirir. Muhasebe elemanı finansal işleri muhasebeleştirir, tahsilatlarla ilgilenir ve evrakları dosyalayarak raporlar. Muhasebe işlemleri için firmalara destek sunan ön muhasebe elemanı mali işlerin zeminini oluşturduğu için kurumların en önemli parçalarındandır. Ön muhasebe elemanı yazılımlarla çalışarak hataları sıfıra indirebilir. Faturaların işlenmesinden ödeme aşamasına ve firmadaki nakit akışına kadar tüm işlemleri kayıt altına almakla görevlidir. Titiz ve dikkatli bir çalışma gerektiren ön muhasebe, şirketlerdeki muhasebe bölümünün iş yükünü hafifletir.
Ön Muhasebe Elemanı Nasıl Olunur?
Ön muhasebe elemanı olabilmek için adayların muhasebeyle alakalı bir eğitim geçmişine sahip olması gerekir. Şirketler, genellikle, ön muhasebe elemanlarının muhasebeyle ilgili ön lisans ya da lisans bölümlerinden mezun olmasını tercih eder. Ancak sektörel anlamda bu alanla ilgili deneyim sahibi olan lise mezunları da bu mesleği yapabilir. Tecrübenin ve eğitimin bir getirisi olarak ön muhasebe elemanlarının bazı muhasebe paket programlarını bilmesi gerekir. Ayrıca adaylar MS Office programlarına da hakim olmalıdır.
Ön Muhasebe Elemanı Ne İş Yapar?
Ön muhasebe elemanı küçük, orta veya büyük ölçekli işletmelerde muhasebe bölümünde çalışır. Günlük işleri temel finansal işlemlerden oluşur. Ön muhasebe yoğun bir tempoyla yapılan ve dikkat gerektiren bir iştir. Ön muhasebenin temel amacı asıl muhasebe işlemlerini ve ön girdileri hazırlamaktır. Ön muhasebe elemanı görevleri ve sorumlulukları şu şekildedir:
- Genel muhasebe departmanı ile koordinasyon içinde çalışmak
- Günlük olarak kasa, pos ve muhasebe kayıtlarını tutmak
- İşletmeye alınmış olan malların, malzemelerin ve hizmetlerin irsaliyelerini sistemde kayıt altına alıp saklamak. Makbuzları arşivlemek
- Vergi ödemelerinin takibini yapmak
- Muhasebe kayıtlarını tutarak dosyaları düzenlemek
- Alınan malzeme ve ürünlerin alış satış faturalarını ve garanti belgelerini saklamak
- Her ay sonunda çalışanların bordro ve personel ücretlerini hazırlamak
- Raporlu personeli muhasebe departmanına bildirmek
- Muhasebeye gelen evrakları zamanında ulaştırmak
- Firmanın demirbaşını kullanıcılarıyla beraber listelemek
- Tüm raporlamaları yapmak ve arşivlenmesini sağlamak
- Firmanın tüm gelir gider belgelerini makbuzlarla beraber saklamak
- Tüm cari hesapları işletmenin genel muhasebe departmanına bildirmek
- Muhasebe programına verilerin girişini yapmak
- Kasa ve hesap takibi yapmak ve nakitle ilgili işlemleri kontrol etmek
- Verilere ve bilgilere göre firmanın muhasebe bölümünü doğru bir şekilde yönlendirmek
Ön Muhasebe Elemanının Bilmesi Gerekenler
Ön muhasebe için geleneksel yöntemler izlendiğinde bazı hataların meydana gelmesi mümkün olur. Ön muhasebe elemanının bilmesi ve dikkat etmesi gerekenler şu şekildedir:
- Gider ve harcama makbuzlarının kayıtlarını programlara işlemelidir.
- Kesilen faturaların bir kopyasını klasörde, bir kopyasını da koçanda saklamalıdır.
- Damga vergilerinin olup olmadığını kontrol etmeli ve dosyada bunları takip etmelidir.
- Firmayla ilgili önemli belgeleri, ortakların kimlik bilgilerini, imza sirkülerini, ticaret sicil evraklarını, kira kontratlarını, sigorta poliçelerini ve vergi dairesi poliçelerini ayrı klasörlerde saklamalıdır.
- Evrakların, Ticaret Kanununa göre 10 yıl, Vergi Kanununa göre 5 yıl saklanması gerektiğini bilmelidir.
- Ortaklar Pay Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri ve Genel Kurul Karar Defteri gibi resmi evrakları takip etmelidir.
Orka muhasebe programı ön muhasebe elemanlarının işini kolaylaştırır. Siz de Orka yazılımlarıyla süreçlerinizi hızlandırabilir, E-Defter, E-Fatura, E-SMM gibi hizmetleriyle E-Dönüşüm sürecinizi sorunsuzca yönetebilirsiniz.
