İş yaşamında adı sıklıkla duyulan ve değerli evrak niteliği taşıyan imza sirküleri birçok ticari faaliyet için bir anahtardır. Dolayısıyla özellikle girişimciler ve beyaz yakalı çalışanlar için “İmza sirküleri ne demek?” önemli bir konu hâline gelir. İmza sirküleri ile alâkalı kullanım alanları, alabilecek kişiler, başvuru yapılması gereken kurum gibi birçok önemli detay vardır.
İmza sirküleri bir kurum/kuruluşu temsil etmeye yetkisi olan kişilerin bilgilerinin ve imzasının yer aldığı belgedir. İmza sirkülerinde temsil yetkilisinin kimlik bilgileri, kurumdaki unvanı, yetki sahibi olduğu konular, adresi ve üç adet imzası bulunur. İmza sahibinin kurum/kuruluş adına hangi faaliyetleri gerçekleştirebileceğine dair bilgiler verilir. Yani imza sahibi şirketi her hususta temsil etmeye yetkili olabildiği gibi yalnızca belli konularda da yetkilendirilebilir. Örneğin; sadece ihracat yaparken resmi kurumlardan alınması gereken evraklar için başvuru yapma konusunda yetkilendirilen bir kişi de imza sirkülerine sahip olabilir.
İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?
İmza sirküleri resmi olarak kabul gören bir evrak olduğu için devlet kurumlarındaki işlemlerde son derece önemlidir. Bir şirket tarafından yapılan başvurularda devlet kurumları yetkili kişinin imza sirkülerini de talep eder. Böylece sunulan evraklarda bulunan imzanın gerçekten yetkili kişi tarafından atılıp atılmadığı kontrol edilebilir. Bu kontrol ve teyit etme işlemi özel şirketler arasında da olabilir. Örneğin tedarikçisi ile sözleşme imzalamak isteyen bir şirket de imza sirkülerini dosya içeriğine dahil edebilir. İmza sirkülerinin en önemli işlevlerinden biri ise sahte belge düzenlenmesi için bir engel oluşturmasıdır. Şirketler adına yapılabilecek asılsız işlemler imza sirküleri sayesinde ortaya çıkabilir. Bunun sonucu olarak da şirketler hem itibar hem malî düzen açısından yaşayabilecekleri problemlere karşı korunmuş olur. İmza sirküleri sayesinde önemli görevler ancak yetki sahibi kişiler tarafından yerine getirilir.
İmza Sirküleri Nereden Alınır?
İmza sirküleri için gerekli evraklar arasında imza sirküleri için başvuracak kişinin kimliği, şirkete ait güncel ticaret sicil gazetesi ve vergi levhası sayılabilir. Bu belgeler sunulduktan sonra imza sirküleri oluşturularak 2 nüshadan biri imza sahibine verilir, diğeri ise noterde kalır.
İmza sirküleri oluşturulurken bir süre belirlenebilir ve bu süre de imza sirkülerine işlenebilir. Ancak süre belirtilmezse geçerlilik 3 yıl sonra sona erer. İmza yetkilisinin veya unvanın değişmesi durumunda imza sirkülerinin güncellenmesi gerekir. Aynı şekilde şirket bilgilerinde değişiklik olması da imza sirkülerinin güncelliğini yitirmesine sebep olabilir. İmza sirküleri kaybolursa da notere tekrar başvuru yapmak gerekir.
İmza Sirküleri ile İlgili Diğer Önemli Bilgiler
İmza sirküleri alabilmek için notere yatırılması gereken ücretler her yıl değişiklik gösterir. KDV, harç, damga vergisi ve değerli kağıt bedeli toplamı imza sirküleri alabilmek için ödenecek ücreti oluşturur. Birden fazla nüsha alınması durumunda da ödenecek ücrette artış olur.
Birçok işlem e-devlet üzerinden kolayca gerçekleştirilebilirken imza sirküleri alma işlemi gerçekleştirilemez. Tek yöntem notere doğrudan başvuru yapmaktır.
İmza sirkülerinin devredilmesi de söz konusudur. Bunun için yine ilgili kişilerin bilgileri ile notere başvurulması gerekir.
İmza sirküleri ile imza beyannamesi aynı nitelikte değildir. İmza beyannamesi bir tüzel kişiliği temsil etmekten ziyade bireysel başvuru ile alınan ve tamamen kişiye özgü olan bir belgedir.
İmza yetkilisinin imzasını değiştirmesi yetki durumları açısından risk taşır. Böyle bir durum olursa imza sirkülerinin değiştirilmesi gerekir. Aksi takdirde resmi işlemlerde yetkilere dair verilen onay geçersiz hâle gelebilir.
Belirli konularda noter onayıyla yetkilendirilen kişiler adına imza atmak yasal olarak suçtur. Bu nedenle evraklara atılan imzaların imza sirküleri ile uyumlu olması gerekir.
Siz de toplu iş sözleşmelerinde yukarıdaki hususları dikkate alarak deneyimli avukatlar aracılığıyla sözleşmelerinizi düzenleyebilirsiniz. Orka Bilgisayar’ın sektörünüze özel insan kaynakları yazılım programlarından yararlanarak süreçleri verimli hale getirebilir, dilerseniz e-Fatura, e-Defter, e-SMM gibi dijital dönüşüm hizmetlerinden de faydalanabilirsiniz.
