İş dünyasında sıkça karşılaşılan belgelerden biri olan proforma fatura, özellikle ticari anlaşmalarda büyük rol oynar. Sipariş sürecinde taraflar arasında güven oluşturmak ve ticaretin daha şeffaf ilerlemesini sağlamak için hazırlanan belge, çeşitli sektörlerde farklı amaçlarla kullanılır. Ancak birçok işletme, proforma faturayı resmi faturayla karıştırabilir.
Oysa proforma fatura, sadece ön teklif niteliğindedir ve herhangi bir ticari işlem kesinleşmeden önce düzenlenir. Bu yüzden fatura yerine geçmez, ancak sipariş detaylarının alıcı ve satıcı arasında netleşmesine yardımcı olur. Özellikle büyük ölçekli alımlarda, ithalat-ihracat işlemlerinde ve maliyet hesaplamalarında proforma fatura büyük kolaylık sağlar.
Proforma Fatura Ne Demek?
Proforma fatura, malın / hizmetin satışı öncesi satıcının düzenlediği, işlem detaylarını içeren ön fatura niteliğinde belgedir. Resmi bir fatura sayılmaz ve muhasebeleştirme açısından herhangi bir vergi yükümlülüğü doğurmaz. Ancak, ticaretin çeşitli aşamalarında önemli referans noktası olarak kullanılır. Temel olarak sipariş öncesinde müşteri ile satıcı arasında bir mutabakat sağlanmasına yardımcı olur.
İçeriğinde genellikle mal veya hizmetin açıklaması, birim fiyatı, toplam tutarı, ödeme koşulları ve tahmini teslim süresi gibi bilgiler yer alır. Bu sayede, alıcı - satıcı arasındaki ticari ilişkinin daha şeffaf, anlaşılır olması sağlanır. Yani proforma için resmi belgelerin ön gösterimi olduğu söylenebilir.
Dolayısıyla bu belge, özellikle uluslararası ticarette, gümrük işlemlerinde, fiyat tekliflerinde yaygın olarak kullanılır. Ayrıca firmalar arasında teklif sunmak, ön ödeme almak veya kredi başvurularında kullanmak için de düzenlenebilir. Ancak, proforma fatura hukuki olarak bağlayıcı bir belge değildir ve ödeme talep etme hakkı vermez.
Genel olarak profomanın özellikleri şu şekilde sıralanabilir:
- Resmi bir belge değildir, muhasebe kayıtlarına girmez.
- KDV ve diğer vergilere tabi değildir.
- Satıcı ile alıcı arasında fiyat, miktar ve diğer şartların önceden belirlenmesini sağlar.
- İthalat - ihracat işlemlerinde gümrük prosedürleri için gereklidir.
- Bankalar, finans kurumları tarafından ön siparişlerde referans belge olarak kabul edilebilir.
- İşlemin tamamlanması için mutlaka resmi fatura düzenlenmelidir.
Proforma Fatura Nasıl Kesilir?
Proforma, ticari işlemlerin başlangıcında düzenlendiği ve gelecekteki gerçek faturaya zemin hazırladığı için doğru hazırlanması gereken belgedir. Çünkü resmi bir belge olmamakla birlikte taraflar arasında yapılacak işlemin ana hatlarını belirler. Doğru kesilen proforma fatura, alıcı - satıcı arasında şeffaf iletişim sağlar, yanlış anlaşılmaları önler ve ileride düzenlenecek gerçek faturanın temelini oluşturur. Özellikle uluslararası ticarette veya büyük ölçekli alımlarda kullanılan belge, işlemin detaylarını eksiksiz yansıtmalıdır.
- Firma ve İletişim Bilgileri: Satıcı ile alıcının tam firma adı, adresi, telefon numarası, e-posta adresi ve vergi numarası gibi temel bilgiler eksiksiz olarak yer almalıdır. Çünkü bu gibi bilgiler, belge üzerinde her iki tarafın da doğruluğunu teyit etmeye yarar.
- Belge Başlığı ve Düzenleme Tarihi: Belgenin en üst kısmında “PROFORMA FATURA” ifadesi açıkça belirtilmeli, belgenin düzenlenme tarihi net olarak yazılmalıdır. Böylece belge, hangi tarihte hazırlandığı konusunda bilgi verir.
- Fatura Numarası: Takip edilebilirlik ve arşivleme açısından benzersiz bir fatura numarası verilmelidir. Söz konusu numara, belgenin ilerleyen süreçlerde referans alınabilmesi için büyük önem taşır.
- Ürün ve Hizmet Detayları: Satışa konu olan ürün veya hizmetin adı, açıklaması, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı, para birimi gibi bilgilerin ayrıntılı şekilde belirtilmesi gerekmektedir. Bu kısım, işlemin kapsamını net bir şekilde ortaya koyar.
- Ödeme Koşulları: Ödeme yöntemi (banka havalesi, kredi kartı, çek vb.), ödeme vadesi, varsa banka hesap bilgileri detaylıca yazılmalıdır. Özellikle ödeme sürecindeki olası karışıklıkları önlemek amacıyla net ifade edilmelidir.
- Teslimat Bilgileri: Ürün veya hizmetin teslimat süresi, teslimat adresi, varsa kargo, nakliye gibi ek masraflar hakkında bilgi verilmelidir. Teslimat şartlarının açıkça belirtilmesi, taraflar arasındaki beklentileri de uyumlu hale getirir.
- Ek Notlar - Şartlar: Garanti koşulları, iade politikası, özel anlaşmalar veya siparişe ilişkin diğer ek şartlar varsa bu bilgiler de belgeye eklenerek olası uyuşmazlıkların önüne geçilebilir.
- Yetkili İmza: Belgenin sonunda ise satıcı firmanın yetkilisinin imzası ve şirket kaşesi bulunmalıdır. İmza proforma fatura düzenlemesinin resmi nitelik kazanmasına yardımcı olur.
Proforma Fatura Fatura Yerine Geçer mi?
Proforma fatura ticari işlemlerde önemli bir ön belge olmasına rağmen resmi fatura yerine geçmez. İşletme olarak mali planlamalarınızda ve ticari süreçlerinizde belgeyi, işlem detaylarını açıkça ortaya koymak ve taraflar arasında şeffaf iletişim sağlamak amacıyla kullanabilirsiniz.
Ancak, proforma fatura düzenlendiğinde yasal olarak bağlayıcı belge sayılmaz ve vergi planlaması açısından herhangi bir vergi yükümlülüğü oluşturmaz. Gerçek satış işleminin tamamlanması halinde, alıcıya ödeme yapılması, işlemin kayıt altına alınması için resmi, hukuki geçerliliği olan fatura düzenlenmesi gerekmektedir. Proforma faturanın temel amacı, ticari teklif ve ön bilgilendirme işlevi görmek olup gerçek işlem gerçekleştiğinde yerini kesin ve resmi bir faturaya bırakmaktır. Sadece taraflar arasında anlaşmanın sağlanması ve sonrasında oluşabilecek karışıklıkların önlenmesi açısından büyük önem taşır.
Orka e-Fatura Programı
Orka Bilgisayar'da ticari süreçlerinizde e fatura kullanımı, doğru belge yönetimi konularında en güncel çözümleri bulabilirsiniz. Proforma faturanın düzenlenmesi ve sonrasında gerçek faturaya geçiş sürecinde yaşanabilecek karışıklıkları önlemek için uzman ekibimizle çalışabilirsiniz.
