Orka Muhasebeleştirme İşlemleri: Operasyonel Veriden Resmi Muhasebeye
Muhasebeleştirme, işletmenizin günlük ticari faaliyetlerinin (operasyonel süreçlerin) genel muhasebe modülüne entegre edildiği kritik bir köprüdür. Orka’nın gelişmiş entegrasyon altyapısı sayesinde; ön muhasebede girilen veriler, mevzuata uygun muhasebe fişlerine otomatik olarak dönüştürülür. Bu sayede manuel veri girişi hatası minimize edilir ve zaman tasarrufu sağlanır.
1. Muhasebeleştirme Ekranı ve İşlem Grupları
Orka Muhasebeleştirme formunun üst kısmında, işletmenizin tüm finansal döngüsünü kapsayan yatay sekme grupları yer alır. Her sekme, ilgili modüldeki verilerin muhasebeleşmesi için özelleşmiş parametreler sunar:
- Alış / Satış: Fatura ve irsaliye kayıtlarının muhasebe fişlerine aktarımı.
- Cari: Tahsilat, tediye ve virman gibi cari hesap hareketlerinin entegrasyonu.
- Banka / Kasa: Banka ekstre hareketleri ve kasa nakit işlemlerinin muhasebeleşmesi.
- Çek / Senet: Portföydeki değerli evrakların durum değişikliklerinin takibi.
- Üretim: Üretim maliyetlerinin ve stok sarfiyatlarının muhasebe kayıtlarına yansıtılması.
- Genel: Tüm sistemler için ortak ön değerlerin ve filtrelerin belirlendiği kontrol merkezi.
2. Entegrasyon Parametreleri ve Filtreleme Seçenekleri
Muhasebeleştirme işlemini gerçekleştirmeden önce, hangi verilerin hangi kriterlere göre aktarılacağını belirlemek için aşağıdaki alanlar kullanılır:
| Alan Adı | Açıklama |
| Firma & İşlem Noktası | İşlemleri muhasebeye entegre edilecek ilgili firmanın ve şubesinin seçildiği bölümdür. |
| Tarih Aralığı | Muhasebeleşecek işlemlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini belirler. |
| Belge No / Özel Kod | Belirli bir belge serisine veya özel bir koda göre filtreleme yaparak seçici aktarım sağlar. |
| Cari Ünvanı | Sadece belirli bir müşteriye veya tedarikçiye ait işlemlerin muhasebeleşmesi için kullanılır. |
| Banka / Kasa Hesabı | Firmaya ait spesifik banka hesaplarının veya kasa defterlerinin filtrelendiği alandır. |
3. Muhasebeleştirme Şekli ve Akıllı Kontroller
Seçilen işlemlerin muhasebe fişine nasıl yansıyacağını belirleyen bu bölüm, defter düzeninizin kalitesini doğrudan etkiler:
- Muhasebeleştirme Şekli: Fişlerin nasıl sınıflandırılacağını belirler. Örneğin; her hareketi ayrı bir fişe aktarabilir, aynı gün içindeki tüm işlemleri tek bir fişte toplayabilir veya işlem noktasına (şube) göre gruplandırma yapabilirsiniz.
- Muhasebeleştirme Kontrolü: Entegrasyon esnasında oluşacak muhasebe fişlerinin sistem tarafından otomatik olarak kontrol edilip edilmeyeceğini belirler. Bu, hatalı hesap kodu kullanımının önüne geçer.
- Satır Birleştirme: Oluşacak muhasebe fişlerinde aynı hesap koduna sahip satırların tek bir satırda birleştirilmesini sağlayarak, mizan ve defter görünümünü sadeleştirir.
4. Uygulama ve İşlem Yönetimi
Muhasebeleştirme ekranında işlemlerin durumu renklerle ve durum sütunlarıyla net bir şekilde ayrılmıştır:
- Aktif İşlemler (Beyaz): Muhasebeye entegre edilmeye hazır, “Aktar” sütunu “Evet” konumunda olan kayıtlardır.
- Hariç Tutulanlar (Gri): Sağ tık menüsü veya “Temizle” butonu ile işaretlenmiş, “Aktar” sütunu “Hayır” konumunda olan, entegrasyon dışı bırakılmış kayıtlardır.
Süreç Akışı:
Genel ve özel parametrelerin tanımlanmasının ardından, ekranın alt kısmındaki ilgili işlem grupları seçilir. “Başla” butonuna tıklandığında Orka, tüm verileri saniyeler içinde muhasebe modülüne güvenli ve hızlı şekilde aktarır.
Orka ile Muhasebeleştirmenin Avantajları:
- Hız: Binlerce faturayı saniyeler içinde muhasebeleştirin.
- Doğruluk: Operasyonel veri ile muhasebe verisi arasındaki tutarsızlık riskini önemli ölçüde azaltır
- Esneklik: İşletmenizin çalışma prensibine göre fiş kesme kurallarını kendiniz belirleyin.
