Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 2010 yılından itibaren bütüne yayılacak şekilde başlattığı dijital dönüşüm sürecinde, belki de en yaygın ve en efektif olanı e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları oldu. Muhasebe departmanlarının birçok iş yükünü ortadan kaldırmakla beraber KOBİ’ler için birçok avantajı da beraberinde getiren bu iki uygulama özünde birbirlerine çok benziyor olsalar da aralarında bazı önemli farklar bulunmaktadır. Bu farklar ile ilgili olarak merak edilenleri ve önemli ayrımları bu yazımızda çeşitli yönlerden ele alacağız. Siz de yazımızı okuyarak e-Fatura e-Arşiv uygulamaları arasındaki farkları keşfedebilirsiniz.
Genel İtibarıyla E-Fatura ve E-Arşiv Tanımları
Dijital dönüşüm kapsamında devreye sokulan e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları, tanım olarak da çoğu zaman karıştırılmaktadır. Bu tanımları şu şekilde verebiliriz:
E-Fatura: Şirketlerin, klasik olarak matbu formda ödeme sonrasında müşteriye ibraz ettikleri faturaların birebir dijital formatı olarak kurgulanan e-Fatura sistemi; GİB’in portalı veya entegratör/özel entegratör aracılığıyla elektronik ortamda fatura oluşturmayı mümkün kılan bir sistemdir. Bu sistem, faturaların takibini, geriye dönük olarak kontrol ve denetimini, kağıt maliyetini, fatura iletimde ortaya çıkan kargo maliyetini ortadan kaldırmaktadır.
E-Arşiv: E-Arşiv, elektronik fatura yani e-Fatura uygulamasının dışında kalan kurum ve müşteri arasındaki faturalandırma işleminin gerçekleştirilmesinin ve saklanmasının mümkün kılındığı platform olarak düşünülebilir. Bu fatura türü, e-Fatura ile benzer teknik özellikler taşımakla beraber; faturanın ibraz edileceği kişinin bir e-Fatura sistemi yoktur.
E-Fatura ve E-Arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir?
Birçok yönden birbirlerine benzeyen ancak kullanımları neticesinde çeşitli açılardan da birbirinden ayrılan e-Fatura e-Arşiv farkı şu yönleriyle ayırt edilebilir:
Temel olarak, e-Fatura sisteminde yalnızca sistemde kaydı bulunan taraflara e-Fatura iletilebilir ve bu alan üzerinden fatura alınabilir. e-Arşiv’de ise e-Fatura sisteminin kapsamı dışında olan firma ve tüketicilere de kesilen faturalar dijital alanda düzenlenebilir ve bir nüshası tarafa elektronik olarak iletilebilir.
e-Fatura sisteminde, oluşturulan fatura elektronik olarak alıcı tarafa iletilebilir ve herhangi bir şekilde kağıt çıktısı alınmaz. Öte yandan e-Arşiv sisteminde böyle bir durum söz konusu değildir. e-Arşiv sisteminde, faturanın hem elektronik olarak hem de kağıt formatta iletimi mümkündür. e-Fatura ve e-Arşiv farkı noktasında bu ayrım oldukça önemlidir.
Format açısından ele alındığında da her iki dijital sistem arasında farklılıklar bulunmaktadır. Burada e-Fatura sisteminde UBL-TR formatının kullanımı zorunludur lakin e-Arşiv’de böyle bir kısıtlama bulunmamaktadır. Yani sistem sahibi şirket, e-Arşiv’de istenilen formatı kullanmak noktasında serbesttir.
Kullanma koşulu açısından bir diğer fark ise mali mühür ve zaman damgası özelinde karşımıza çıkmaktadır. e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark olarak, e-Arşiv’de belgelerin mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanması gerekmektedir. Belgeleri bu şartlar gerçekleştirilerek saklamak zorunludur. Bu uygulamanın zorunluluğu ise e-Fatura’da bulunmamaktadır. e-Fatura uygulamasında zaman damgası kullanılmaz.
İki sistem arasında bir fark da iletim ve raporlama noktasında olmaktadır. Genel özellikleri itibarıyla iki uygulamayı birbirinden ayıran bu yapılandırmaya göre e-Fatura sisteminde iletimi sağlanan her faturanın öncelikli olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilmesi gerekmektedir. E-Arşiv sistemindeyse yalnızca ay sonunda bir rapor iletimi sağlanarak kuruma bilgi verilmektedir.
E-Fatura E-Arşiv portal noktasında da birbirlerinden ayrılmaktadır. Bu ayrıma göre: e-Fatura sisteminde Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı, Entegrasyon veya Özel Entegrasyon olmak üzere üç farklı opsiyon üzerinden portal erişimi sağlanmaktadır. e-Arşiv’de ise kullanıcıların bir özel entegratör ya da kendi devreye soktuğu bir bilgi işlem sistemi için onay alarak portal erişimi mümkün olmaktadır.
İşletme sahibi olarak e-fatura ve e-arşiv fatura mükellefi olup olmadığınızı öğrenmek için Bir İşletmenin E-Fatura Mükellefi Olup Olmadığı Nasıl Öğrenilir? adlı blog yazımıza göz atabilirsiniz.
