Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) E-arşiv ve E-fatura gibi uygulamalarına geçmek zorunda kalan şirketleri dijital alanda destekleme görevini edinmiş şirketlere Özel Entegratör denir. Bu firmalar, şirketinizin GİB sistemlerine yatırım yapması gerekliliğini ve sistemleri takip etme zorunluğunu ortadan kaldırıyor. Gelir İdaresi Başkanlığı, özel entegratörleri pek çok kriteri göz önüne alarak değerlendirdikten sonra yetkilendiriyor.
Şirketinizin e-dönüşüm uygulamalarına (e-fatura, e-irsaliye ve e-arşiv gibi) geçmesi için iki farklı yol bulunur. İsterseniz, şirket olarak kendinizin BT sistemleri ile Gelir İdaresi Başkanlığı’nın aracılığıyla işlemlerinizi gerçekleştirebilir isterseniz de özel entegratörler ile çalışmayı tercih edebilirsiniz. Şirketinizin yasal yükümlülüklerini yerine getirmelerinin yanı sıra, özel entegratörler, aynı zamanda resmî belge düzenleme, gönderme, alma, arşivleme ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletme gibi görevleri de üstlenirler. Özel entegratörler ile çalışmak, sistem ve personel için yatırım gerektirmemeleri sayesinde size maliyet ve zaman avantajı sağlarlar.
Özel entegratör değişikliği kolay bir işlem olmasının yanı sıra dikkat etmeniz gereken birkaç adımı da barındırır. Özel entegratör değişikliği yapmak istiyorsanız eğer öncelikle çalışmak istedikleri yeni şirketi bulmak durumundasınız. Gelir Dairesi Başkanlığı’nın internet sayfasında bulabileceğiniz özel entegratörlerin listesinden, bu unvana sahip şirketleri görebilirsiniz. Bu şirketler ile görüşerek sizin için en uygun e-fatura özel entegratörü bulabilirsiniz. Yeni entegratör ile anlaşma sağlandıktan sonra şirketinizi yeni özel entegratörün sistemine kaydetmeniz gerekir. Şirketinizin sisteme kayıt edilebilmesi için size gönderecekleri bir bağlantı ile şirket bilgilerinizi edinen özel entegratörler sizi otomatik olarak sistemlerine ekleyeceklerdir. Bu şekilde, yapacağınız anlaşma Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geçerli sayılacaktır. Şirket sistemine kayıt olduktan sonra, eğer şahıs firması iseniz e-imanızla, eğer değilseniz Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından edindiğiniz mali mührünüz ile onaylama işlemi yapmanız gerekmektedir. Bu aşamaları bitirdikten sonra artık yeni özel entegratörünüz ile çalışmaya başlayabilirsiniz. Anlaştığınız yeni entegratörünüz Gelir İdaresi Başkanlığı’nda yapılması gereken işlemleri yerine getirecektir. Sizin herhangi bir şey yapmanıza gerek yoktur. Bu adımları tamamladıktan sonra, eski entegratörünüze artık çalışmak istemediğinizi bildirmeniz gerekmektedir. Entegratörünüzün çalışmayı bırakma gerekliliklerini yerine getirip yeni entegratörünüz ile çalışmaya başlayabilirsiniz. Özetle, eğer e-fatura entegratör değişikliği yapmak istiyorsanız, çalışmak isteyeceğiniz yeni özel entegratörü bulmanız neredeyse yeterli. Diğer adımlarda şirketler size yardımcı olacaktır.
Eğer çalıştığınız herhangi bir özel entegrasyon şirketi bulunmuyorsa ve GİB portalı üzerinden işlemlerinizi sürdürüyorsanız yapmanız gerekenler çok daha kolay. Yapmanız gereken Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesinde yer alan özel entegratör listesinden çalışmak istediğiniz şirketi seçip bu şirketle anlaşmanız yeterli. Geri kalanını anlaştığınız özel entegratör şirketi sizin yerinize halledecektir.
Özel entegratör şirketleri ile çalışmak istemiyor ve Gelir İdaresi Başkanlığı portalı üzerinden çalışmak istiyorsanız yapmanız gerekenler çok kolay. Gelir İdaresi Başkanlığı’na kaşeli ve imzalı dilekçe ile başvurun. Başvuru sonrasında ise çalıştığınız özel entegratörünüze artık çalışmak istemediğinizi bildirmeniz yeterli olacak.
E-fatura işlemeleriniz için özel entegratörler ile çalışmak faydalıdır, fakat bu özel entegratörleri nasıl seçmeniz gerekir? Dikkat etmeniz gereken birden fazla husus bulunuyor. Bunlardan ilki, özel entegratörün gerekli tüm izinleri almış olmasına dikkat etmelisiniz. Ayrıca, bu şirketlerin saklama hizmeti veriyor olması da önemlidir. Bunun yanında, şirketin sunduğu portalın Kurumsal Kaynak Planlama uygulamasıyla entegre, mobile uyumlu ve kolay kullanıma sahip olması gerekir. Çalışmayı seçtiğiniz özel entegratörünüzün yedi gün yirmi dört saat çalışıyor olması ve destek hattının ulaşılabilir olması da önem arz eder.
