E-Fatura
muhasebe kayıtlarınız da otomatik hazırlanmaktadır.
E-Fatura Nedir?
E-dönüşüm çalışmaları sayesinde işletmeler, hemen hemen tüm süreçlerini dijital dünya ile uyumlu hâle getirebilir. Fatura süreçlerinin de dahil olduğu bu dönüşüm aşamasında basılı fatura yerini e-fatura sistemine bırakır. E-fatura uygulaması, 397 no’lu Vergi Usul Kanunu tebliği ile 5 Mart 2010 tarihinden beri resmî olarak basılı faturaların yerine kullanılır. E- fatura nedir sorusunun yanıtını arayanlar için elektronik ortamda oluşturulan ve gönderilen faturalar tanımı yapılabilir.
E-fatura sisteminde amaç tüm kuruluşlar tarafından hazırlanan faturaların tek format altında hazırlanması ve dijital olarak işlenebilir hâle getirilmesidir. Satıcı ve alıcı arasındaki fatura iletimi GİB tarafından oluşturulan merkezi bir sistem üzerinden gerçekleşir. Fatura üzerinde yer alan şirket ismi ve adresi değişiklik gösterse de tüm e-faturalar aynı format ile düzenlenir ve VUK gereği faturada bulunması gereken tüm bilgiler yer alır. İşini e-dönüşüm ile dijital ortama daha uyumlu hâle getirmek isteyen tüm işletmeler e-fatura kullanımına geçebilir. E-fatura sistemi tercihe bağlı olarak kullanılsa da bazı niteliklere sahip kuruluşlar için zorunludur.
E-Faturanın Avantajları Nelerdir?
Tamamen dijital ortamda düzenlenip paylaşılan ve arşivlenen e-fatura hem satıcı hem alıcı taraf için bir çok avantaj sağlar. E-fatura kullanımının sağladığı başlıca avantajlar şunlardır:
E-Fatura kullanımı, işletmelere maliyetten ve zamandan tasarruf tasarruf etme imkânı sunar. E-faturalar tamamen dijital ortamda düzenlenen ve paylaşılan dosyalardır. Basılı faturalarda bulunan matbaa, yazıcı, kaşe gibi gider kalemlerinden e-fatura kullanılarak tasarruf sağlanır.
Düzenlenen e-faturaların arşivlenmesi tamamen dijital ortamda gerçekleştiğinden dosyalama ve saklama gibi süreçlerden arındırılmış bir iş sürecine sahip olursunuz.
Oluşturulan e-faturalar dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanır ve maliyetten tasarruf etmenize katkıda bulunur.
E-fatura sistemi, fatura hazırlama sürecinde oluşabilecek insan kaynaklı hataları en aza indirir.
Düzenlenen hatalı faturalar, oluşturduğunuz iş süreçlerinizin aksamasına neden olabileceği gibi aynı zamanda müşterilerinizle de sorun yaşamanıza ve tahsilat sürecinizin sekteye uğramasına neden olabilir. E-fatura sistemi dijital ortamda çalıştığı için hatalar kolayca düzeltilebilir.
E-fatura kullanımı nakit akışınızı kontrol altında tutmanızı mümkün kılar. Satış veya hizmet sonrası ödeme alma sürecinizi hızlandıran e-fatura kullanımı ayrıca tüm bu finansal akış sürecinin dijital ortamda takip edilmesini sağlar.
Stok takibi veya e-ticaret sistemi gibi yazılımlar ile e-fatura sistemleri kolay bir şekilde entegre edilerek kullanılabilir. İşinizi oldukça kolaylaştıracak bu sistemler ile fatura oluşturma işlemi hızlı, pratik ve sorunsuz bir şekilde yürütülebilir.
Türkiye’de ve dünyanın büyük bir çoğunluğundaki fatura konusundaki yasal düzenlemelere uyumlu bir şekilde fatura düzenleme işlemi gerçekleştirmeniz mümkün hâle gelir. Yasal yükümlülükleri yerine getirirken aynı zamanda dünyanın farklı noktalarına ihracat gerçekleştirmeniz de kolaylaşır.
E-fatura düzenleme işlemi internet erişiminin olduğu her noktadan gerekli yetkisi bulunan personel tarafından gerçekleştirilebilir. Farklı konumlarda ofisi bulunan veya fatura oluşturma süreciyle ilgilenen farklı personellerin bulunduğu işletmelerde sürecin sorunsuz bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunur.
Faturaların dijital ortamda düzenlenmesi, işletmenizdeki verimlilik artışına katkı sağlar. E-fatura kullanımında, fatura oluşturma sürecini tamamen otomatik hâle getirebilirsiniz. Birden fazla şubesi bulunan veya e-ticaret gerçekleştiren bir işletmeyseniz satışlarınızın ardından e-fatura oluşturması ve müşterilere iletilme sürecini tamamen otomatize edebilirsiniz. Böylece bu işlemler için ayrılan iş gücünden ve zamandan tasarruf ederek bu kaynakları farklı alanlara yönlendirerek işinizi geliştirmeye odaklanabilirsiniz.
Orka ile E-Fatura’ ya Geçmenin Avantajları Nelerdir?
Orka muhasebe yazılımları konusundaki 37 yıllık tecrübesi ile işinizi ileriye taşımanıza yardım ederken, dijital dönüşümün en büyük aşamalarından biri olan e-faturaya geçiş sürecini sorunsuz bir şekilde gerçekleştirmenizi sağlar. Orka e-fatura yazılımı ile kurumunuza kesilmiş olan faturalarınızı doğrudan muhasebe sistemine dahil edebilirsiniz. Faturalardaki bilgileri kullanarak tedarikçi ve stok bilgilerini otomatik olarak kaydedip güncelleyebilirsiniz. İhtiyaç duyduğunuzda birkaç tıklama ile müşterilerinizin ve tedarikçilerinizin cari bilgilerine ulaşabilirsiniz.
Farklı yazılımlarla oluşturulmuş e-faturaları da sisteminize kolayca dahil edebilirsiniz. Excel gibi farklı formatlardaki faturaları sisteminize tanıtarak yazılım üzerinden görüntüleyebilirsiniz. Oluşturduğunuz ve müşterilerinize ilettiğiniz e-faturalarla birlikte Word, Excel ve PDF formatındaki dosyaları da müşterinize yollayabilirsiniz. Orka ile entegratör yöntemini belirleyerek aktivasyon süreçleri ile uğraşmadan e-fatura kesebilirsiniz.
Orka E-Fatura yazılımının bir diğer avantajı da çalıştığınız kurumsal firmaların ihtiyaçlarına uygun şekilde e-faturalar dizayn etmenize imkân vermesidir. Böylece kuruluşunuzun marka kimliğini ortaya koyan e-faturalar oluşturup müşterilerinize yollayabilirsiniz. Orka ile e-faturaya geçmenin en büyük avantajı, e-fatura başvuru sürecini zahmetsiz bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olmasıdır. Tercihinize uygun entegratör yöntemini belirleyerek teknik tanımlama ve aktivasyon işlemlerini pratik bir şekilde tamamlayabilirsiniz.
E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-faturaya geçiş sürecinizi başlatmak için e-imza veya mali mühre ihtiyacınız vardır. Şahıs şirketi olarak hareket eden bir vergi mükellefiyseniz e-imza ya da mali mühür kullanımını tercih edebilirsiniz. Anonim veya limited şirket şeklindeki tüzel kişiler için ise mali mühür başvurusu gerçekleştirmelidir. E-imza kişilerin ıslak imzası yerine geçen bir onaylama sistemiyken mali mühür doğrudan firma adına oluşturulur. Mali mühür birden fazla kişinin veya farklı lokasyonlarda bulunan şirket yetkililerinin temsil ettikleri kuruluş adına işlem gerçekleştirmesine imkân tanır. E-fatura kullanımına başlamak için herhangi bir aracı olmaksızın doğrudan GİB’e başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz. GİB tarafından akredite edilmiş özel entegratör kurumlardan hizmet alarak da başvuru sürecini yönetebilirsiniz.
E-Fatura İçin Neler Gereklidir?
E-fatura oluşturmak için başvuru sürecine başlamadan önce bir mali mühür edinmeniz gerekir. Sonrasında GİB’in internet sitesi üzerinden karşınıza çıkan e-fatura başvuru formunu eksiksiz şekilde doldurarak en son aşamada mali mühür ile onaylayabilirsiniz. Bu işlemleri kendiniz gerçekleştirmek istemiyor veya hatalı işlem yapmaktan çekiniyorsanız özel entegratör kurumlardan e-fatura başvuru hizmeti alarak süreci hızlı bir şekilde tamamlayabilirsiniz.
Orka Kullanıcı Dostu E-Fatura Programı
Her ölçekte işletme için e-çözümler sunan Orka, e-fatura hizmeti ile faturalama süreçlerinizi dijitale uyumlu hâle getirmenize yardımcı olur. Kullanıcı dostu arayüzü ve tam zamanlı entegre özelliği ile e-fatura oluştururken aynı zamanda muhasebe kayıtlarınız da otomatik olarak düzenlenir. Dilediğiniz zaman geçmiş tarihli işlemlerinize dair e-fatura görüntüleme işlemi gerçekleştirebilirsiniz. E-fatura kullanımı sayesinde klasik fatura ile birlikte gelen karmaşık süreçleri geride bırakabilirsiniz. Aynı zamanda e-fatura kullanımı yasal sorumluluklarınızı da yerine getirmenizi sağlar. Maliyetlerinizi azaltırken verimliliği artırmaya odaklanan Orka muhasebe yazılımları ve e-fatura programı ile siz de e-dönüşüm sürecinizi kolayca tamamlayabilirsiniz.
E-Fatura Nasıl Kesilir?
E-fatura kesebilmek için öncelikle başvuru aşamalarını başarıyla tamamlamanız gerekir. Bu süreçleri tamamladıktan sonra kurumunuz adına e-fatura kesebilirsiniz. E-fatura kesme mantığı, klasik basılı faturadan çok farklı değildir. Dijital ortamda fatura oluşturmak için GİB Portal uygulamasını veya Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş entegratör firmaların sunduğu e-fatura yazılımlarını kullanabilirsiniz.
GİB Portal uygulaması az sayıda fatura kesen kuruluşlar için son derece uygun bir çözümdür. Ancak satış adedinin ve kesilen fatura sayısının çok olduğu durumlarda daha profesyonel ve hızlı çözümlere ihtiyaç duyulur. Satış, stok takibi ve faturalandırma süreçlerinin muhasebe yazılımları ile takip edildiği durumlarda Orka E-Fatura uygulamasını kullanarak süreci çok daha sorunsuz bir şekilde tamamlayabilirsiniz.
e-Fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
E-faturaya geçişte karşınıza bazı maliyetler çıkacaktır. Karşılaşacağınız ilk maliyet e-imza ve mali mühür edinme ücretleridir. Başvurduğunuz döneme göre e-imza ve mali mühür ücretleri değişiklik gösterebilir. E-faturaya geçiş sürecinde özel entegratör uygulamalarını kullanmayı tercih ederseniz seçtiğiniz uygulamaları geliştiren firmalar tarafından belirlenen kullanım ücretleri de maliyet olarak karşınıza çıkabilir. Bu noktada e-faturaya geçiş süreci ek maliyetler yaratıyor gibi görünse de uzun vadede sunduğu avantajlar ile işletmelere büyük fayda sağlar.
E-fatura hizmetlerini, işini dijital dünyaya uyumlu hâle getirmek isteyen işletmeler kullanabilir. E-ticaret yapan veya yurt dışında bulunan müşterilerine ürün ve hizmet ihracatı gerçekleştiren işletmeler için e-fatura kullanımı son derece önemli bir yere sahiptir. Bununla birlikte çeşitli yasal düzenlemelerle belirtilmiş olan; yıllara göre değişen ciro miktarı, işletmenin faaliyet gösterdiği sektör gibi belirli özelliklere sahip şirketlerin e-fatura hizmeti kullanması zorunludur.
Vergi Usul Kanunu çerçevesinde e-fatura kullanımı zorunlu tutulan işletmelerin bir kısmı şu şekildedir:
– Kamu kurumları, anonim şirketler, limited şirketler, sermayesi bölünmüş komandit şirketler, dernekler, vakıflar, kooperatifler gibi tüzel kişilerin e-fatura kullanımı zorunludur.
– Kendi web sitesi aracılığı ile e-ticaret faaliyeti yürütenler ve e-ticarete aracılık yapan pazaryeri sitelerinin belirlenen alt sınırın üzerinde ciro elde etmeleri durumunda e-faturaya geçiş yapması gerekir.
– ÖTV’ye tabi tütün ve alkollü içecek üreten veya ithal firmalar ile bu firmalardan ürün temin edip 10 milyon TL üzerinde yıllık satış gerçekleştiren işletmelerin e-fatura kullanımı zorunludur.
– Özel sektörde kamu mükellefi olan toplu taşıma, elektrik dağıtım ve sular idaresi gibi kuruluşlarların e-fatura kullanması gerekir.
– E-fatura kullanımı, ihracat gerçekleştiren vergi mükellefleri için zorunlu bir uygulamadır.
– 2022 yılı içerisinde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan işletmelerin e-fatura sistemini kullanması zorunludur.
– Konaklama hizmeti veren işletmeler de e-fatura sistemini kullanmakla yükümlüdür.
– Yıllık 25 milyon TL üzeri satış tutarına sahip madeni yağ lisansı bulunan veya bu firmalardan ürün alan işletmeler için e-fatura kullanımı zorunlu tutulur.
E-fatura başvuru durumunuzu sorgulamak, düzenlediğiniz faturayı kontrol etmek için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın efatura.gov.tr adresini ziyaret edebilirsiniz. GİB portal üzerinden sorgulama kısmına gelerek VKN veya TC kimlik numarası aracılığı ile e-fatura sorgulama işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede faturanın Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylandığını görebilir, faturanın karşı tarafa iletilme durumunu kontrol edebilirsiniz.
E- fatura kesmek için ilk adım olarak TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) üzerinden mali mühür başvurusu yapmanız gerekir. Bir sonraki adımda Gelir İdaresi Başkanlığı’na e-fatura kullanımı için başvuru yapmanız istenir. Başvuru süreciniz tamamlandığında GİB Portal veya özel entegratör e-fatura uygulamaları ile e-fatura kesme işlemine başlayabilirsiniz.
Oluşturulan faturalar, temel fatura ve ticari fatura olarak ikiye ayrılır. Ticari e-faturalar, 7 günlük süre içerisinde müşteri tarafından reddedilerek iptal edebilir. Temel faturada reddetme seçeneği yer almasa da GİB Portal üzerinden 7 günlük e-fatura iptal süresi bulunur. Bu süre zarfı içerisinde oluşturulan faturaları iptal etmek mümkündür.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın geliştirdiği XML tabanlı e-fatura standardı uluslararası uyumluluğa sahiptir ve UBL-TR olarak adlandırılır. Türkiye’de e- fatura düzenleme süreçleri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş standartlar ve kurallar takip edilerek gerçekleştirilir.