E-Defter Nedir?

E-defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu bulunan elektronik defter sistemidir. Birçok şeyden tasarruf etmenin yanı sıra e-defter içerisinde bulunan kaynakları da garanti altına alması ile de bilinmektedir. Şöyle ki, e-defter dosya biçiminde hazırlanır, bastırmaya gerek duyulmadan kaydedilir bunun sonucunda da değişmezlik, bütünlük ve kaynak garanti altına alınmaktadır. E-defter sayesinde bu tip hususların kayıt altına alınıp korunması ile gerekli durumlarda ispat aracı olma özelliği de bulundurmaktadır.

E-Defter Kullanımının Faydaları Nelerdir?

Özellikle kurumlarda Elektronik Defter kullanımı kesinlikle gerekli olma özelliği taşımaktadır. Zaman ve işgücü açısından tasarruf ile birlikte kolaylık da sağlayan e-defter, teknolojik araçlar sayesinde kullanılması ile de arşivleme harcamalarında (kağıt, dosya, mekan büyüklüğü gibi ) büyük bir tasarruf sağlamaktadır. Aynı zamanda e-defter sayesinde, istenilen evraklara kısa sürede ulaşılabilmektedir. Bu da çok önemli bir zaman tasarrufu anlamına gelmektedir.

Bunun yanı sıra bu uygulama, kağıt üzerinde bulunan evrakların onaylanma süresinin uzunluğunu önemli bir ölçüde kısaltmaktadır. Artık sistem üzerinden onaylanması gereken evrakı bu uygulama sayesinde sayesinde gerekli kişiye gönderebilir ve kısa sürede onay alabilirsiniz.

Elektronik defter, her ne kadar fazla maliyetli gözükmese de uzun vadede büyük harcamaları beraberinde getiren, baskı, kağıt, toner ve kartuş gibi ürünlerin tasarrufunu da sağlamaktadır. Aynı zamanda Elektronik Defter saklama, depolama ve basım gibi sorumlulukları da ortadan kaldırmaktadır.

Bunlarla birlikte e-defterin geniş kapsamlı olması tüm kurumlar için gerekli olan bir özelliktir. E-defterin denetim sağlama özelliği kısa sürede tüm denetimi sağlama potansiyelini içinde barındırmaktadır. Aynı zamanda globalleşmiş bir dünyanın gerekliliklerinden biri olarak karşımıza çıkan uluslararası denetim imkanını bizlere sunmak ile birlikte e-defter, uluslararası firmaların iç ve dış denetim ihtiyacını bir format ve standartta da sağlamaktadır.

Gerçek ya da tüzel kişilerin tutması gereken faturaları da e-defter de kolaylıkla saklanabilmektedir. E-fatura dijital ortamda hazırlanan bir fatura çeşididir. E-faturanın, bu uygulamada saklanabilmesi de herhangi olumsuz bir durumda bir ispat olarak faturanın ortaya çıkarılmasını da sağlamaktadır. Diğer bir adıyla e-dönüşüm olarak anılan e-fatura, fatura süreçlerinin belirli bir standardizasyonda ilerlemesini sağmaktadır. Geçtiğimiz senelerde kullanılmaya başlanan e-fatura artık içerisinde bulunduğumuz yılda kullanım kolaylığının da beraberinde getirdiği büyük bir avantajla e-defter ile birlikte büyük bir gelişim sağlamıştır.

E-Defter Tutma zorunluluğunda Olan Mükellefler kimlerdir?

4.12.2014 tarihinde, 28497 sayılı Resmi Gazete’de 421 sıra numarası ile yayınlanan Vergi Usul Kanunu (V.U.K) Genel Tebliği ile elektronik defter kapsamına giren mükellefler belirlenmişti. Daha sonra ise 20.06.2015’te 29392 sıra numaralı Resmi Gazete’de 454 sıra numaralı V.U.K Genel Tebliği ile e-defter tutma zorunluluğu bulunanların kapsamı genişletilmiş oldu.

2019 Yılı itibariyle Elektronik Deftere geçmesi gereken mükellefler

Vergi usül kanununa göre 10 milyon üzeri cirosu olan firmaların zorunlu olarak Elektronik Defter uygulamasına geçiş yapmaları gerekmektedir. Bununla birlikte e-defter sistemine gönüllü geçiş de mümkündür. Elektronik deftere gönüllü geçiş yapmak isteyen bir firmanın elektronik fatura kullanıcısı olmasına gerek yoktur. Zorunlu geçiş yapması gereken firmalar sene başında, gönüllü geçiş yapanlarsa dönem içerisinde Elektronik Defter uygulamasına geçiş yapılabilir. Şahıs firmaları ve tüzel firmalar e-defter kullanıcısı olabilirler.

E-Defter Beratlarının Verilme Süresi Ne Kadardır?

Elektronik Defter beratlarını verebilmek için öncelikle kamu kuruluşları tarafından meşrutiyet tanımı yapılabilmesi için, gerçek kişiler için elektronik imza veya tüzel kişiler için de mali mühür kullanılmalıdır. e- Defter berat verilme sürecinde bahsi geçen mali mühür, elektronik belgelerin yasal olarak geçerli olmasının sağlanması için elektronik sertifika görevi görmektedir. Bu nedenle bu uygulamayı kullanacak gerçek ve ya tüzel kişileri belirlenen, elektronik imza ya da mali mühre sahip olması gerekmektedir.

Eğer e-Defter berat sürelerine gelecek olursak; Gerçek kişiler, e-defterlerini ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait elektronik imza ya da mali mühür ile imzalamalıdırlar. E-defter berat süresinde tüzel kişiler ise elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayın son gününe kadar ( hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar )kendilerine ait mali mühür ile onaylamaları gereklidir.

Sonuç olarak aylık oluşturulan e-Defter, ilgili olduğu ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar elektronik ortamda verilmelidir. Belirlenen zamanda e-Defter beratları verilmez ise kurumlar için belirli ceza durumları söz konusu olabilmektedir.

E-Defter Programları Nasıl Olmalıdır?

Tüm dünyanın global teknoloji içerisinde bulunduğu bu dönemde, kurumların işleyişini hala kağıt üzerinden devam ettirme düşüncesi tamamen hayali bir kavram olarak karşımıza çıkmaktadır. E-defter uygulaması programlarını kullanmaları ile kurum çalışanlarının iş gücü ve zaman gibi, kişi hayatında önemli yeri olan durumlardan tasarruf etmelerini sağlamaktadır.

E-defter uygulamalarından çalışanların ayak uydurabilecekleri ve zorlanmayacakları programlar ortaya konmaktadır.  Çalışanların istedikleri evrakı kolaylıkla bulabilecekleri dosyalama seçenekleri de mevcut bulunmaktadır. Bunların yanı sıra kurum çalışanları ekstra enerji harcamadan en basit şekilde faturaları belirli bir standarda kavuşturabilmektedirler.

Kısacası e-defter kurumun ve kurum çalışanlarının rutin işlerini oldukça kolaylaştırmaktadır.