Türkiye’de, işletmelerin faaliyetlerini sürdürürken çeşitli açılardan avantaj elde edebilmeleri ve işlemlerinin hem kendi faaliyetleri nezdinde hem de bağlı oldukları devlet kurumları ile en kolay şekilde gerçekleşebilmesi için 2010 yılından bu yana birçok dijital dönüşüm çalışması gerçekleştirildi. Bu dönüşümlerin temelinde ise ağırlıklı olarak Maliye Bakanlığı’na bağlı olan kurumlarla işletmeler arasındaki vergi, tahsilat, ödeme, ibraz, tebligat gibi çeşitli işlemlerin elektronik ortama taşınmasına yönelik sistemler yer aldı. Bunlar arasında belki de en önemlilerinden birisi de e-Defter uygulamasıdır. Kanun düzenlemeleri gereğince 2022 yılı itibarıyla belli başlı şirketler için kullanımı zorunlu hale getirilen e-Defter uygulamasının zorunluluğuna dair merak edilenleri ve hangi şirketlerin kullanımının zorunlu olduğunu bu yazımızda açıklayacağız.
E-Defter Nedir ve Neden Kullanılmaktadır?
e-Defter genel olarak, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında şirketlerin tutması zorunlu kılınan büyük defter ve yevmiye defterinin, dijital formatta hazırlanmasını sağlayan bir sistemdir. Bu sistem, ilgili defterlere dair kayıtların elektronik olarak hazırlanmasını, saklanmasını ve denetlenebilmesini mümkün kılmaktadır. e-Defter, vergi mükellefi firmaların tüm parasal hareketlerini kayıt altına almak üzere kurulmuş olmakla beraber matbu formdaki ilgili defterlerle tamamen benzer sistemle çalışır. E-Defter beyan zorunluluğu, tıpkı defter-i kebir ve yevmiye defterinde olduğu gibi zorunludur. Firmalar, e-Defter uygulaması ile beraber defter içeriklerini Gelir idaresi Başkanlığı’na ibraz etmesine gerek kalmamakta; muhasebe kayıtlarının kuruma gönderilmesi gerekmemektedir. Bu uygulama yerine, kayıtların özeti olarak ifade edilen “berat” adlı belge dizini kuruma iletilir. e-Defter uygulaması Başkanlık tarafından belirlenmiş olan formatta ve standartlarda hazırlanarak; hiçbir şekilde matbu formata getirilmeye gerek duymadan kayıt altına alınır ve sistemin kurulumunda da değişmez olduğu ve kaynak güvenilirliği teyit edilir. Bu teyitlerin yapılmasında da elektronik imza ve mali mühür gibi uygulamalardan faydalanılır.
E-Defter’e Geçiş Zorunluluğu Hakkında
2021 yılı itibarıyla düzenlemesi kesinleşen e-Defter’e geçiş zorunluluğu kapsamında 2022’de hangi firmaların geçişlerini yapmış olması gerektiği de netleşti. Bu kapsamda, 2020 senesinde cirosu 5 milyon TL ve üzerinde firmaların yanı sıra 2021 senesinde e-Fatura sistemine zorunlu olarak geçen mükelleflerin ve yine 2021 senesi içinde bağımsız denetime tabi olma şartını taşıyan şirketlerin 1 Ocak 2022 itibarıyla e-Defter uygulamasına geçiş yapmış olmaları gerekmekteydi. Zorunlu e-Defter geçiş uygulaması kapsamında: Sosyal Güvenlik Kurumu’yla (SGK) sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sağlayıcıları ile medikal malzeme ve ilaç, etken madde temin eden tüm mükellefler (Hastane, tıp merkezleri, dal merkezleri, diyaliz merkezleri, Sağlık Bakanlığından ruhsatlı diğer özelleşmiş tedavi merkezleri, tanı, tetkik ve görüntüleme merkezleri, laboratuvarlar, eczaneler, tıbbi cihaz ve malzeme tedarikçileri, optisyenlik müesseseleri, işitme merkezi, kaplıcalar, ecza depoları, beşeri tıbbi ürün sunan veya üreten özel hukuk tüzel kişileri ve bunların tüzel kişiliği olmayan şubeleri) 2021 yılının Temmuz ayı içerisinde e-Fatura’ya geçiş zorunlulukları yerine getirilmişti. Bu kapsamda da; e-Fatura’ya geçiş yapmış olan bu kurumların 1 Ocak 2022 itibarıyla e-Defter sistemine de geçiş yapmış olmaları gerekmekteydi.
1 Ocak 2022 itibarıyla, e-Defter geçme zorunluluğu 2020 uygulamasını yerine getirmeyen şirketlerin cezai yaptırımlara tabi olacakları da bildirilmişti. Bu kapsamda da e-Defter mükellefliği gerektiği tespit edilmişse ve sahip oldukları muhasebe programları e-Defter’e uygunsa geçişlerin yapılmış olması gerekiyordu. Uygulamanın zorunlu olması nedeniyle Vergi Usul Kanunu kapsamında, geçiş yapılmaması durumunda şirketlere cezai yaptırımlar uygulanabilecektir.
Öte yandan birçok şirket için maliyet, zaman ve alan tasarrufu elde edebilmek adına da gönüllü olarak e-Defter sistemine geçiş yapabilmek mümkün. Bu sayede değişen mevzuatlara kolayca uyum sağlayabilme, finansal verileri rahat bir şekilde saklayabilme ve denetleyebilme, kağıt masraflarını ortadan kaldırma ve çeşitli avantajlar da elde edilebiliyor.
